Das zu bearbeitende Vorhaben kann über die Prozesssicht oder die Vorhabenssicht aufgerufen werden.

Nach der Auswahl des Prozesses „Abrechnungszahlungen erfassen“ erscheint die Maske „Abrechnungszahlungen erfassen: Gesamtübersicht“.

Die Gesamtübersicht beinhaltet Informationen zum Antragstellenden und zur Vorhabenszuordnung. 

Die Gesamtübersicht wird weiterhin unterteilt in die zwei Bereiche: „Gesamtübersicht Genehmigung/ Abrechnungszahlungen“ und „Erfasste Einzelzahlungen“

In diesen Bereichen werden alle für das Vorhaben erfassten Buchungen eingeblendet, also auch die Buchungen, welche zentralisiert erfasst werden.

Der Bereich „Gesamtübersicht Genehmigung/ Abrechnungszahlungen“ besteht immer fest aus den Zeilen „aktuelle Genehmigung“ und „AZ – Auszahlung inkl. Berichtigungen“.

Die Beträge der einzelnen Zahlungsarten werden entsprechend ihrer Speicherung in der Datenbank dargestellt; dies bedeutet für die AZ ein negatives Vorzeichen.

Die Spaltenköpfe bestehen aus allen Mittelgebern, die im Rahmen der Genehmigung/Änderungsbescheid am Vorhaben mit einem Betrag größer Null zugeordnet wurden. Die einzelnen Zeilen und Spalten in diesem Bereich sind dynamisch und können aufgrund dazukommender Mittelgeber oder Zahlungsarten wachsen.

Der Bereich „Erfasste Einzelzahlungen“ umfasst alle im Vorhaben gespeicherten Buchungen der einzelnen Zahlungsarten.
Die Spalten sind in der Reihenfolge tauschbar und durch Klick auf den jeweiligen Spaltenkopf kann die Sortierfunktion ausgeführt werden.

In der Spalte „Verrechnungs-ID“ wird für Buchungen, die Bestandteil einer Verrechnung waren, die dazugehörige Verrechnungs-ID ausgewiesen, sie zeigt dem Bearbeiter nach der Erfassung welche Buchungen miteinander verrechnet wurden. In den Spalten „Buchungs-ID, auf welche die Buchung referenziert“ und „AZ-Bezug der Buchung“ sind alle Beziehungen zwischen den verschiedenen Buchungen zu erkennen.

In der Spalte „(Teil-) Betrag in EUR“ wird zum einen der Gesamtbetrag der Buchung und zum anderen die Aufteilung dieses Betrages auf verschiedene Auszahlungen angezeigt.

Die Spalte „Finaler Zahlungsantrag“ kennzeichnet die Buchungen, welche bereits in einem abschließenden Zahlungsantrag abgerechnet wurden (abschließender Zahlungsantrag = letzter Zahlungsantrag in einem Geschäftsjahr; Geschäftsjahr = 1. Juli eines Kalenderjahres bis 30. Juni des folgenden Kalenderjahres), in dieser Spalte wird für den jeweiligen abschließenden Zahlungsantrag das Datum des Endes des Geschäftsjahres abgebildet.

Die Spalte „Rechnungslegung“ kennzeichnet die Buchungen, welche in die Abrechnung – über die im Geschäftsjahr getätigten förderfähigen Ausgaben, die bis zum 15.02. des auf das Geschäftsjahr folgenden Kalenderjahres bei der EU-KOM einzureichen sind – eingeflossen sind, hier wird das Datum des Endes des Geschäftsjahres der jeweiligen Rechnungslegung angezeigt.

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Für die Finanzinstrumente entfallen die Angaben zur Mittelanforderung, Kostenarten, Übergreifenden Zusammenarbeit, Vereinfachte Kostenoptionen/Tatsächliche Kosten und Zuordnung zu Vergaben.

Zur Erfassung aller vorhabensbezogenen Zahlungsflüsse steht dem Nutzer im efREporter4 in der Prozessgruppe „Vorhaben - Zahlungsflüsse erfassen“ der Prozess „Abrechnungszahlungen erfassen“ zur Verfügung. Die Erfassung der Abrechnungszahlung kann im Status „Vorhaben genehmigt“ (BB), „Vorhaben in Endverwendungsnachweisprüfung“ (EV) und „Endverwendungsnachweisprüfung abgeschlossen“ (EE) erfolgen.

Durch Anklicken der Schaltfläche öffnet sich der Dialog „Zahlungsart auswählen“.

Nach Auswahl der Zahlungsart „Auszahlung“ gelangt der Nutzende in den entsprechenden Erfassungsdialog „Auszahlung erfassen / Verwaltungsprüfungen zuordnen und Basisdaten“.

Zunächst sind im oberen Bereich die Basisdaten der Buchung zu erfassen, dazu gehören die „Buchungsnummer“, das „Auszahlungsdatum an den Begünstigten“ und die „Belegnotiz“.

Die Datenfelder „Buchungsnummer“ und „Belegnotiz“ sind frei beschreibbare Textfelder. Das Datumsfeld „Auszahlungsdatum an den Begünstigten“ kann entweder manuell oder mithilfe der bereitgestellten Kalenderfunktion befüllt werden.

Es folgen die Pflichtdatenfelder „Eingangsdatum der Mittelanforderung mit Belegnachweis“ und „Fristbeginn der 80-Tage-Frist gem. Art. 74 Abs. 1 Buchst. b VO (EU) 2021/1060“.

Das Feld „Fristbeginn der 80-Tage Frist“ wird immer automatisch aus dem Feld „Eingangsdatum der Mittelanforderung mit Belegnachweis“ befüllt. Wurde die Frist ausgesetzt, kann der Fristbeginn manuell auf ein späteres Datum gesetzt werden. Optional kann die Eingabe „Prüfbemerkung(en) der Behörde“ (Notiz zur Mittelanforderung) getätigt werden.

Ergibt sich zwischen dem „Auszahlungsdatum an den Begünstigten“ und dem „Eingangsdatum der Mittelanforderung mit Belegnachweis“ eine Differenz größer als 80 Tage, wird das (bedingte) Datenfeld „Grund der Nichteinhaltung der 80-Tage-Frist gem. Art. 74 Abs. 1 Buchst. b VO (EU) 2021/1060“ aktiv und muss über die Auswahlliste bedient werden.

Zuletzt muss jeder „Auszahlung“ eine zuvor erfasste Prüfung nach Art. 74 Abs. 1 VO (EU) 2021/1060 zugeordnet werden.

Hierzu wird die entsprechende Prüfung durch Anklicken markiert, wodurch sich der Button aktiviert. Durch Betätigen der Schaltfläche wird die Verwaltungsprüfung der Buchung zugeordnet.

Eine zugeordnete Verwaltungsprüfung kann durch Markierung und Betätigung des Buttons wieder entfernt werden.

Die Kostenarten wurden bei der Genehmigung des Vorhabens vorgegeben.

Der Buchungsbetrag muss in der Gesamtsumme auf die Kostenart(en) aufgeteilt werden, dabei ist für jede hier eingeblendete Kostenart ein Betrag zu erfassen.

Wurden am Vorhaben mehrere Kostenarten hinterlegt und ist eine dieser Kostenarten für diese Buchung nicht relevant, sind in diesem Fall „0,00 €“ zu erfassen.

Nach Aufteilung des Buchungsbetrages wird mit der Schaltfläche in die nächste Bearbeitungsmaske „Auszahlung erfassen / Zuordnung zu vereinfachten Kostenoptionen und / oder Tatsächlichen Kosten“ gewechselt.

Der Buchungsbetrag ist auf folgenden vereinfachten Kostenoptionen und / oder tatsächlichen Kosten aufzuteilen:

• „Tatsächlich entstandene Kosten (Art. 53 Abs. 1 Buchst. a) VO (EU) 2021/1060)“,
• „Kosten je Einheit (Art. 53 Abs. 1 Buchst. b) VO (EU) 2021/1060)“
• „Pauschalbeträge (Art. 53 Abs. 1 Buchst. c) VO (EU) 2021/1060)“
• „Pauschalfinanzierungen (Art. 53 Abs. 1 Buchst. d) VO (EU) 2021/1060)“ und
• „Nicht mit Kosten verknüpfte Finanzierungen (Art. 53 Abs. 1 Buchst. f) VO (EU) 2021/1060)“.

Die Kostenoptionen „Pauschalbeträge“ und „Pauschalfinanzierungen“ stehen nur zur Verfügung, wenn sie im Rahmen der Genehmigung (oder einem Änderungsbescheid) am Vorhaben definiert und mit genehmigten Beträgen hinterlegt wurden.

Die Auswahl wird per Markierung getroffen und durch Betätigung des Button startet die Erfassung der Kosten.

Wird die Option „Tatsächlich entstandene Kosten" ausgewählt, so wird der folgende Erfassungsdialog für die Eingabe des entsprechenden Betrages angezeigt.

Nach Eintragung des Betrages wird der entsprechende Datensatz in der rechten Tabelle dargestellt.

Im Weiteren kann über die Schaltfläche und den entsprechenden Erfassungsdialog eine Bearbeitung des Betrages erfolgen.

Im Erfassungsdialog kann der Betrag geändert werden.

Die Erfassung und Bearbeitung der „Nicht mit Kosten verknüpfte Finanzierungen (Art. 53 Abs. 1 Buchst. f) VO (EU) 2021/1060)“ erfolgt analog zu den zuvor beschriebenen tatsächlich entstandenen Kosten.

Wird die Option „Nicht mit Kosten verknüpfte Finanzierungen" ausgewählt, so wird der folgende Erfassungsdialog für die Eingabe des entsprechenden Betrages angezeigt.

Ein zugeordneter Datensatz kann durch Markierung und Betätigung des Buttons wieder entfernt werden.

Im Weiteren kann über die Schaltfläche und den entsprechenden Erfassungsdialog eine Bearbeitung des Betrages erfolgen.

Im Erfassungsdialog kann der Betrag geändert werden.

Bei Auswahl der „Kosten je Einheit (Art. 53 Abs. 1 Buchst. b) VO (EU) 2021/1060)“ erfolgt die Zuordnung in die rechte Tabelle mit dem Button und es öffnet sich erneut ein separater Erfassungsdialog.

Im Anschluss an die Zuordnung muss der Nutzende die Kosten je Einheit in der, im unteren Bereich eingeblendeten, Tabelle detailliert erfassen.

Das Datenfeld „Berechnungseinheit“ kann entweder direkt, wie die Datenfelder „Anzahl der geleisteten Einheiten“ und „Einheitskosten pro festgelegter Einheit“, beschrieben oder mithilfe der Schaltfläche in einem separaten Erfassungsdialog erfasst werden.

Die Spalte „Betrag der abgerechneten Kosten je Einheit (Anzahl * Einheitskosten pro Einheit)" ergibt sich aus der Multiplikation der Spalten „Anzahl der geleisteten Einheiten“ und „Einheitskosten pro festgelegter Einheit“.

Die erfassten Kosten je Einheit werden summiert und im Anzeigefeld „Betrag“ im oberen Bereich dargestellt.

Hinzugefügte Datensätze mit erfassten Kosten je Einheit können über den Button auch wieder gelöscht werden.

Werden die „Kosten je Einheit (Art. 53 Abs. 1 Buchst. b) VO (EU) 2021/1060)“ mit dem Button aus der Zuordnung entfernt, werden automatisch die im Dialog erfassten Kosten je Einheit gelöscht.

Bei Auswahl der „Pauschalbeträge (Art. 53 Abs. 1 Buchst. c) VO (EU) 2021/1060)“ erfolgt die Zuordnung in die rechte Tabelle mit dem Button und es öffnet sich erneut ein separater Erfassungsdialog.

Die Tabelle kann über die Taste mit entsprechenden Daten gefüllt werden.

Die „Vereinbarte Leistung laut Genehmigung“ kann über den Button ausgewählt werden. Die Auswahlmöglichkeiten bei "Vereinbarte Leistung laut Genehmigung" bestehen aus allen Leistungen, die im Rahmen der Genehmigung/Änderungsbescheid am Vorhaben zugeordnet wurden.

Die erfassten Pauschalbeträge werden summiert und im Anzeigefeld „Betrag“ im oberen Bereich dargestellt.

Hinzugefügte Datensätze mit erfassten Pauschalbeträgen können über den Button auch wieder gelöscht werden.

Werden die „Pauschalbeträge (Art. 53 Abs. 1 Buchst. c) VO (EU) 2021/1060)“ mit dem Button aus der Zuordnung entfernt, werden automatisch die im Dialog erfassten Pauschalbeträge gelöscht.

„Pauschalfinanzierungen (Art. 53 Abs. 1 Buchst. d) VO (EU) 2021/1060)“ werden analog zu den Pauschalbeträgen erfasst.

Die „Kostenkategorie laut Genehmigung“ kann über den Button ausgewählt werden. Die Auswahlmöglichkeiten bestehen aus allen Kostenkategorien, die im Rahmen der Genehmigung/Änderungsbescheid am Vorhaben zugeordnet wurden.

Nach Aufteilung des gesamten Buchungsbetrages auf die vereinfachten Kostenoptionen und / oder tatsächlichen Kosten wird mit der Schaltfläche in die nächste Bearbeitungsmaske „Auszahlung erfassen / Zuordnung der tatsächlichen Kosten auf vom Begünstigten durchgeführte Vergabeverfahren und abgeschlossene Verträge“ gewechselt.

Erfolgte eine (anteilige) Zuordnung des Buchungsbetrages auf „Tatsächlich entstandene Kosten“ muss in dieser Bearbeitungsmaske ausgewiesen werden, ob sich ein (Teil-)Betrag auf die vom Begünstigten durchgeführten europaweiten Vergabeverfahren und abgeschlossenen Verträge bezieht.

Das eingeblendete Betragsfeld ist ein Pflichtfeld und muss vom Nutzenden aktiv befüllt werden.

1. Möglichkeit:

Liegt kein Bezug zu einem durchgeführten Vergabeverfahren und einem daraus resultierenden abgeschlossenen Vertrag vor, ist als Betrag „0,00 €“ zu erfassen.

2. Möglichkeit:

Wird in dem benannten Datenfeld ein Betrag ungleich 0,00 € eingetragen, ist diesem Betrag ein durchgeführtes Vergabeverfahren und ein abgeschlossener Vertrag zuzuordnen.

In der linken Tabelle „Am Vorhaben erfasste Verträge“ werden diese aufgelistet. Der per Mausklick ausgewählte Datensatz kann hierzu wieder mit dem Button von der linken in die rechte Tabelle verschoben werden.

In diesem Schritt ist der "Anteil an Auszahlung" zu erfassen.

Es ist möglich mehrere Verträge zuzuordnen. Der zugeordnete und markierte Datensatz kann mit der Taste auch wieder entfernt werden.

Die Spalten sind in der Reihenfolge tauschbar und durch Klick auf den jeweiligen Spaltenkopf kann die Sortierfunktion ausgeführt werden.

Mit der Schaltfläche wird die Erfassung der Auszahlung abgeschlossen und die Buchung gespeichert.

Mit dem Beenden des Prozesses wird ein Abfragedialog für die weitere Vorgehensweise eingeblendet.

Wird die Frage zur weiteren Erfassung einer Buchung mit beantwortet, erscheint erneut die Bearbeitungsmaske „Abrechnungszahlungen erfassen: Gesamtübersicht“.

Bei Beantwortung der Frage mit wird der Prozess beendet. Im Anschluss erscheint die Maske „Abrechnungszahlungen erfassen: Bericht generieren“.

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Jede „erfasste Einzelzahlung“ kann durch Anklicken ausgewählt und über die Taste angezeigt werden.

In den Anzeigemasken der Buchungen wird im Bereich „Basisdaten“ informativ das Datenfeld „Änderzeitmarke“ eingeblendet.

Mit der Schaltfläche wird in den zweiten Anzeigedialog gewechselt.

Mit der Schaltfläche wird in den dritten Anzeigedialog gewechselt.

Mit der Schaltfläche können die der Buchung zugeordneten vereinfachten Kostenoptionen und / oder tatsächlichen Kosten mit Betrag angezeigt werden.

Beispiel: Anzeigen der tatsächlich entstandenen Kosten.

Beispiel: Anzeigen der Kosten je Einheit.

Beispiel: Anzeigen der Pauschalbeträge.

Beispiel: Anzeigen der Pauschalfinanzierungen.

Beispiel: Anzeigen der nicht mit Kosten verknüpften Finanzierungen.

Mit der Schaltfläche wird in den vierten Anzeigedialog gewechselt.

Mit der Schaltfläche können die der Buchung zugeordneten Verträge ebenfalls angezeigt werden.

Beispiel: Anzeigen eines zugeordneten Vertrags.

Mit der Schaltfläche wird der Anzeigeprozess abgeschlossen.

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