Prüfungen bearbeiten | |
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Prüfmodul der Zwischengeschalteten Stellen (ZgSt) | |
Im Prüfmodul der ZgSt werden alle zu einem Vorhaben durchgeführten Prüfungen der ZgSt sowie sonstige Kontrollen innerstaatlicher oder europäischer Dienststellen erfasst. Für die Erfassung folgender Zahlungsarten ist es notwendig, eine Verwaltungsprüfung zuzuordnen, welche im Vorfeld erfasst werden muss:
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Prüfungen bearbeiten: Prüfung erfassen | |
Zur Erfassung der vorhabensbezogenen Prüfungen steht dem Nutzenden in der Prozessgruppe „Vorhabensbegleitung“ der Prozess „Prüfungen bearbeiten“ zur Verfügung. Die Erfassung der Prüfung kann ab Status „Vorhaben genehmigt“ (BB) erfolgen, dabei kann das zu bearbeitende Vorhaben über die Vorhabenssicht oder die Prozesssicht aufgerufen werden. Nach der Auswahl des Prozesses „Prüfungen bearbeiten“ erscheint die Maske „Prüfungen bearbeiten: Prüfung erfassen“. |
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Dialog: Prüfung erfassen: Basisdaten | |
Durch Anklicken der Schaltfläche |
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Die weißen Pflichtfelder sind zu befüllen. Die lilafarbenen Felder können optional befüllt werden. Die Eingaben in den efREporter4 werden bestimmten Plausibilitätsprüfungen unterzogen. Bei einem Verstoß gegen diese Plausibilitäten werden Fehlermeldungen provoziert. |
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Wird die Erfassung einer neuen Prüfung beispielsweise ohne Eingaben mit der Schaltfläche |
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Zunächst ist das Datum der Prüfung auszuwählen. Weiterhin kann optional das Datum der Vor-Ort-Überprüfung erfasst werden. Bei Auswahl der Prüfungsart „74-VOÜ - Vor-Ort-Überprüfung der Bewilligungsstelle nach Art. 74 Abs. 1 VO (EU) 2021/1060“ wird das Feld „Datum der Vor-Ort-Überprüfung“ zu einem Pflichtfeld. Das „Datum der Vor-Ort-Überprüfung“ muss dem „Datum der Prüfung“ entsprechen. Beide Datumsfelder können entweder manuell oder mithilfe der bereitgestellten Kalenderfunktion befüllt werden. |
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Als nächstes ist die Art der Prüfung einzutragen. Dazu wird die entsprechende Auswahlliste möglicher Prüfungsarten mit der Taste Erläuterungen zu den einzelnen Prüfungsarten können Sie aus der jeweiligen Anlage zum Erlass zur Datenerfassung im efREporter4-System Ihres Bundeslandes entnehmen. Zu beachten ist dabei, dass bei der Zuordnung der Verwaltungsprüfung zu einer Buchung nur Prüfungen nach Art. 74 Abs. 1 VO (EU) 2021/1060 zur Auswahl stehen. Je nach Auswahl der „Art der Prüfung“ wird festgelegt, ob die Erfassung von Prüfungsdetails verpflichtend ist. Für welche Prüfungsarten Prüfungsdetails zu erfassen sind, kann ebenfalls aus der jeweiligen Anlage zum Erlass zur Datenerfassung im efREporter4-System Ihres Bundeslandes entnommen werden. |
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Optional kann eine Notiz hinterlegt werden. Diese kann über die Schaltfläche |
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Hinsichtlich des erforderlichen Inhalts der Notiz verweisen wir auf die weitergehenden Hinweise und Anweisungen der EU-Verwaltungsbehörde EFRE/ESF/JTF und der jeweiligen Anlage zum Erlass zur Datenerfassung im efREporter4-System Ihres Bundeslandes. |
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Es sind weiterhin Angaben zum „Prüfer“ (also der prüfenden Person) der durchgeführten Prüfung in dem entsprechenden Textfeld einzugeben. Über eine weitere Auswahlliste, die alle zwischengeschalteten Stellen auflistet, wird die „Prüfende Stelle“, welche die Prüfung durchgeführt hat, ausgewählt. Bei fehlenden zwischengeschalteten Stellen in der Auswahlliste wenden Sie sich bitte an die EU-Verwaltungsbehörde EFRE/ESF/JTF. Das Kennzeichen „Altdatensatz“ kennzeichnet Prüfungen, für die aus fachlichen Gründen keine Prüfungsdetails im efREporter4 nachzuerfassen sind. Das Kennzeichen wird durch die EU-Verwaltungsbehörde EFRE/ESF/JTF gesetzt. Nach Eingabe der erforderlichen Daten erfolgt mit einem Klick auf die Schaltfläche |
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Für Prüfungen, für die keine Prüfungsdetails erfasst werden müssen, ist statt der Schaltfläche |
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Dialog: Prüfung erfassen: Rahmendaten Initial | |
Mit Betätigen der Schaltfläche |
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Die weißen Pflichtfelder sind zu befüllen Die lilafarbenen Felder können optional befüllt werden. Zunächst ist im oberen Bereich der Bearbeitungsmaske die „Methode der Vorhabensauswahl“ auszuwählen. Die „Methode der Vorhabensauswahl“ ist nur für die Prüfungsart „74-VOÜ - Vor-Ort-Überprüfung der Bewilligungsstelle nach Art. 74 Abs. 1 VO (EU) Nr. 2021/1060“ eine Pflichtangabe. Es ist nur eine Zuordnung möglich. |
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Zudem ist die „Methode der Ausgaben / Beleg Auswahl“ auszuwählen. Die „Methode der Ausgaben / Beleg Auswahl“ ist für alle Prüfungsarten zu erfassen. |
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Im mittleren Bereich der Bearbeitungsmaske unter „Grundgesamtheit, Prüfumfang, Prüfquote“ können die „Zu prüfende Grundgesamtheit an Ausgaben / Belegen“ und „Absoluter Prüfumfang der tatsächlich geprüften Ausgaben / Belege“ erfasst werden. Die beiden Datenfelder sind mit „0,00 €“ vorbelegt, können aber bearbeitet werden. Der Wert im Datenfeld „Prozentuale Prüfquote der Ausgaben / Belege“ wird automatisch generiert. In Sachsen-Anhalt und Berlin werden für die Datenfelder „Zu prüfende Grundgesamtheit an Vergaben“ und „Absoluter Prüfumfang der tatsächlich geprüften Vergabe“ keine Eintragungen vorgenommen. Die Werte „0,00 €“ sind vorgeblendet und bleiben unverändert. |
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Im unteren Bereich der Bearbeitungsmaske „Ergebnis, Fehlerquote“ können „Finanzielle Beanstandung(-en)“ und die „Formelle Beanstandung(-en)“ erfasst werden. Die beiden Datenfelder sind mit „Nein“ vorbelegt, können aber bearbeitet werden. |
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Hat die Prüfung zu mindestens einer finanziellen Beanstandung geführt, so ist bei „Finanzielle Beanstandung(-en)“ die Angabe „Ja“ zu erfassen. Hat die Prüfung zu mindestens einer formellen bzw. formalen Beanstandung geführt, so ist ebenso die Angabe „Ja“ zu erfassen Optional kann in diesem Bereich ein „Finanzieller Fehler der geprüften Ausgaben / Belege im Ergebnis der Prüfung“ erfasst werden. In der jeweiligen Anlage zum Erlass zur Datenerfassung im efREporter4-System Ihres Bundeslandes ist geregelt, dass beim Vorliegen einer finanziellen Beanstandung zwingend ein Betrag zu erfassen ist. In Sachsen-Anhalt und Berlin wird im Datenfeld „Finanzieller Fehler im Ergebnis der Vergabeprüfung“ keine Eintragung vorgenommen. Der Wert „0,00 €“ ist vorgeblendet und bleibt unverändert. |
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Mit einem Klick auf die Schaltfläche |
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Dialog: Prüfung erfassen: Prüfungsdetails Initial (Beanstandungen) | |
Hat die durchgeführte Prüfung zu „finanziellen“ und/oder „formellen“ Beanstandungen geführt, so müssen alle festgestellten Beanstandungen zugeordnet werden. Eine Mehrfachzuordnung ist möglich. Die Zuordnung erfolgt über eine Auswahlliste. Die auswählbaren Beanstandungen werden auf der linken Seite der Bearbeitungsmaske „Prüfung erfassen: Prüfungsdetails Initial (Beanstandungen)“ angezeigt. Sind die Kennzeichen „Finanzielle Beanstandung(-en)“ sowie „Formelle Beanstandung(-en)“ in den Rahmendaten auf „Nein“ gesetzt, so können keine getroffenen Abhilfemaßnahmen zugeordnet werden. |
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Um die Beanstandung/-en zuzuordnen, müssen diese durch Anklicken markiert und mithilfe der Schaltfläche |
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Weiterhin besteht die Möglichkeit, eine zugeordnete Beanstandung wieder zu entfernen. Dazu ist diese durch Anklicken auf der rechten Seite zu markieren und die Schaltfläche |
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Dialog: Prüfung erfassen: Prüfungsdetails Initial (Abhilfemaßnahmen) | |
Hat die durchgeführte Prüfung zu „finanziellen“ und/oder „formellen“ Beanstandungen geführt, so sind die getroffenen Abhilfemaßnahmen auszuwählen. Eine Mehrfachzuordnung ist möglich. Die auswählbaren Abhilfemaßnahmen werden auf der linken Seite der Bearbeitungsmaske angezeigt. |
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Um die Abhilfemaßnahme/-n zuzuordnen, müssen diese durch Anklicken markiert und mithilfe der Schaltfläche |
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Weiterhin besteht die Möglichkeit, eine zugeordnete Abhilfemaßnahme wieder zu entfernen. Dazu ist diese durch Anklicken auf der rechten Seite zu markieren und die Schaltfläche |
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Mit einem Klick auf die Schaltfläche |
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Im Anschluss wird ein Abfragedialog für die weitere Vorgehensweise eingeblendet. Wird die Frage zur weiteren Erfassung einer Prüfung mit „Ja“ beantwortet, erscheint erneut die Bearbeitungsmaske „Prüfungen bearbeiten: Prüfung erfassen“. |
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Die Eintragungen werden in der Bearbeitungsmaske „Prüfungen bearbeiten: Prüfung erfassen“ in der Liste der Durchgeführte(n) Prüfungen hinzugefügt.
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Erfasste Prüfungen bearbeiten | |
Weiterhin besteht die Möglichkeit bereits eingetragene Prüfungen zu bearbeiten. Mit Auswahl der Prüfung durch Markieren aktiviert sich der Button |
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Die nachträgliche Korrektur von erfassten Basisdaten der Prüfung wird nur für die Datenfelder „Notiz zur Prüfung“, „Prüfer“ und „Prüfende Stelle“ zugelassen. Die Änderung der Datenfelder „Art der Prüfung“ und „Datum der Prüfung“ ist nur über die Vorhabensadministration erlaubt. Bitte wenden Sie sich für eine Änderung der Daten an die Verwaltungsbehörde. |
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Das Datenfeld „Datum der Vor-Ort-Überprüfung“ ist in der Bearbeitungsmaske bearbeitbar. In der Bearbeitung der Prüfungsart „74 VOÜ – Vor-Ort-Überprüfung“ verhindert jedoch die Validierung PRUEF-3 b) die Speicherung der Änderung. Das „Datum der Vor-Ort-Überprüfung“ muss bei der Prüfungsart „74-VOÜ“ immer identisch sein mit dem „Datum der Prüfung“. Bei der Prüfungsart „74-EVN“ sowie bei den anderen Prüfungsarten ist die Änderung des Datenfeldes „Datum der Vor-Ort-Überprüfung“ möglich. Bitte wenden Sie sich für eine Änderung der Daten an die Verwaltungsbehörde. |
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Nach Eingabe der erforderlichen Änderungen gelangt man mit einem Klick auf die Schaltfläche Für Prüfungen, zu denen keine Prüfungsdetails erfasst werden müssen, ist statt der Schaltfläche |
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Die nachträgliche Korrektur von erfassten Rahmendaten der Prüfungsdetails ist für alle Datenfelder und Kennzeichen zugelassen. |
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Nach Eingabe der erforderlichen Änderungen gelangt man mit einem Klick auf die Schaltfläche |
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Sind die Kennzeichen „Finanzielle Beanstandung(-en)“ sowie „Formelle Beanstandung(-en)“ in den Rahmendaten auf „Nein“ gesetzt, so können keine festgestellten Beanstandungen zugeordnet werden. Mit einem Klick auf die Schaltfläche |
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Sind die Kennzeichen „Finanzielle Beanstandung(-en)“ sowie „Formelle Beanstandung(-en)“ in den Rahmendaten auf „Nein“ gesetzt, so können keine getroffenen Abhilfemaßnahmen zugeordnet werden. Nach Eingabe aller erforderlichen Änderungen wird über die Schaltfläche |
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Im Anschluss wird ein Abfragedialog für die weitere Vorgehensweise eingeblendet.
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Mit der Schaltfläche Bei Beantwortung der Frage mit „Nein“ wird der Prozess beendet. |
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In der aktuellen Version ist es noch nicht möglich, in dieser Aktivität einen Vorhabensbericht zum Vorhaben zu generieren. Der Prozess kann über den Button |
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