Verfahrensanpassung

Das Verfahren für die Erstellung von Zahlungsanträgen (ZA) und Rechnungslegungen (Rele) im efREporter4 entspricht in großen Teilen demselben Verfahren im efREporter3. Dabei ist die grundlegende Änderung, dass bei der Generierung des Rechnungslegungsentwurfs für ein beliebiges Geschäftsjahr automatisch der letzte gesendete Zwischenzahlungsantrags desselben Geschäftsjahres als abschließender Zahlungsantrag (PAP-FIN) gekennzeichnet wird.

Diese Veränderung ist unter anderem mit folgenden Anpassungen verbunden:

• Für den Ausschluss bereits abgerechneter Buchungen in nachfolgenden Zahlungsanträgen wird bereits der Rechnungslegungsentwurf (nicht erst die gesendete Rele) herangezogen.
• Zahlungsanträge für Folgejahre können erst angelegt werden, sobald für das jeweilige Vorjahr eine Rele generiert wurde.
• Erfolgt eine Neugenerierung des Rele-Entwurfs, so muss ein darauf folgender ZA ebenfalls neu generiert werden.

Datengenerierung

Die Datengenerierung für Zahlungsanträge (ZA) und Rechnungslegungen (Rele) im efREporter4 folgt einem Filterprinzip. Dabei werden zunächst alle an Vorhaben erfassten Buchungen gesammelt. Aus dieser Gesamtheit werden dann anhand von verschiedenen Kriterien die nicht für den ZA oder die Rele relevanten Buchungen aussortiert.

Kriterien für den Ausschluss von Buchungen

1. Abgrenzung auf Projekte des relevanten Finanzplans → Beispiel in Punkt 2

2. Ausschluss der Reserveprojekte → Beispiel rechts

3. Ausschluss nicht relevanter Finanzplanebenen → Beispiel in Punkt 2

4. Datenstichtag eingrenzen → Beispiel in Punkt 2

5. Abgrenzen auf Zahlungsarten → Beispiel in Punkt 3

6. Ausschluss von FI-Buchungen mit KZ_VERRECHNUNG=J → Beispiel rechts

7. Abgrenzung von Rechnungslegungen (ACCOUNTS) und Ausschluss der nicht in der Rele gesperrten Buchungen → Beispiel rechts

8. Abgrenzung auf erstattungsrelevante Mittelgeber → Beispiel in Punkt 4

Ausschluss von Reserveprojekten:

Ausschluss von FI-Buchungen mit KZ_VERRECHNUNG=J:

Abgrenzung Rele:

Alle Prozesse zur Erstellung und Bearbeitung von Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen befinden sich im efREporter4 in der Prozesssicht innerhalb der Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“.

Aufgabe des Prozesses: Anlegen, Bearbeiten bzw. Ändern eines (neuen) Zahlungsantragsentwurfes

Beim Ausführen des Prozesses wird zu einem OP ein Zahlungsantrag im Status „Entwurf“ angelegt,

Der Entwurf kann bearbeitet bzw. geändert werden, indem der Prozess erneut ausgeführt wird.

Prozessaufruf: Einstieg erfolgt über die Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“ und den Prozess „Zahlungsantragsentwurf bearbeiten“.

Der Prozess gliedert sich in folgende Aktivitäten:

• "Auswahl des Finanzplanes"
• "Anzeige des Zahlungsantragsentwurfs"
• "Zahlungsantragsentwurf bearbeiten"

1. Aktivität: Auswahl des Finanzplanes

• beinhaltet die Auswahl des Finanzplans für den der Zahlungsantragsentwurf erstellt bzw. bearbeitet werden soll
• die Auswahl erfolgt durch Klick auf den gewünschten Finanzplan, wodurch der gewählte Finanzplan mit dunkelblauer Farbe unterlegt wird
• der Button "Weiter" wird erst aktiv, wenn eine Auswahl getroffen wurde
• der Button „Abbrechen“ ist immer aktiv und bricht bei Betätigung den Prozess ab
• mit Klick auf den Button „Weiter“ oder alternativ per Doppelklick auf den markierten Zahlungsantrag wird in die nächste Aktivität gewechselt

2. Aktivität: Anzeige des Zahlungsantragsentwurfs

• beinhaltet bei Neuanlage eines Zahlungsantragsentwurfes keine Daten
• soll mit Ausführen des Prozesses ein Zahlungsantragsentwurf bearbeitet werden, wird dieser hier zur Änderung angezeigt
• die Button Zurück, Abbrechen und Weiter sind aktiv
• über den Button „Zurück“ erfolgt der Wechsel in die vorherige Aktivität zur Auswahl des Finanzplans

• der Button „Abbrechen“ bricht bei Betätigung den Prozess ab

• über den Button „Weiter“ findet der Wechsel in die nächste Aktivität des Prozesses statt

(Neuanlage)

(Änderung)

3. Aktivität: Zahlungsantragsentwurf bearbeiten

• beinhaltet die Parameterangaben zum Zahlungsantragsentwurf
• die Button Zurück und Abbrechen sind aktiv
• über den Button „Zurück“ erfolgt der Wechsel in die vorherige Aktivität zur Anzeige des Zahlungsantragsentwurfs
• der Button „Abbrechen“ bricht bei Betätigung den Prozess ab
• der Button "Beenden" wird erst aktiv, wenn alle Parameterangaben erfasst und mindestens eine Finanzplanebene ausgewählt wurde

Parametereinstellung und Dateneintragungen für die Erstellung sind:

• Auswahl der Finanzplanebenen
  Es besteht die Möglichkeit der Auswahl einzelner Finanzplanebenen, aller Finanzplanebenen und der Eingabe verschiedener Datenstichtage je Finanzplanebene.

• Datenstichtag des Zahlungsantragsentwurfs
• Geschäftsjahr
  In den Datenfeldern "Geschäftsjahr von:" und "Geschäftsjahr bis:" wird das Geschäftsjahr, für den der Zahlungsantragsentwurf bereitgestellt wird, vorgegeben.
• Notizen zum Zahlungsantragsentwurf können optional eingegeben werden.

Durch das Betätigen der Schaltfläche "Beenden" in der 3. Aktivität des Prozesses erfolgt die Speicherung des Zahlungsantragsentwurfes.

Hierbei werden alle relevanten und zu berücksichtigenden Datensätze und Buchungsdatensätze generiert und gespeichert.

Datenspeicherung in folgenden Datenbanktabellen:

• T_SFC
• T_SFC_BUCHUNG
• T_SFC_DATENSTICHTAG (nur bei verschiedenen Datenstichtagen)

Besonderheiten:

Zu einem Zahlungsantrag kann nur ein Entwurf existieren. Soll ein neuer ZA erstellt werden, muss der vorherige ZA „abgesandt“ sein.

Es erfolgt eine Kumulation der Zahlungsanträge innerhalb eines Geschäftsjahres.

Aufgabe des Prozesses: Buchungen für den Zahlungsantrag sperren oder nach einer Sperre wieder freigeben

Zu einem Zahlungsantragsentwurf kann eine Buchung gesperrt werden. Damit geht die Buchung nicht in die Berechnung der Höhe des Zahlungsantrags ein.

Diese Sperre kann, solange der Zahlungsantrag im Status „Entwurf“ ist, wieder rückgängig gemacht werden.

Die Sperre ist ein vorhabensbezogener Prozess bei dem die zu sperrende oder freizugebende Buchung ausgewählt werden muss.

Anwendungsfälle sind z. B.:

• eingeschränkte Ausgabenbestätigung der ZgSt
• Hinweise der EU-PB EFRE/ESF auf aus Prüfersicht problematische Vorhaben

Aufruf des Prozesses:

über die sogenannte Prozesssicht → Einstieg erfolgt über die Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“ und den Prozess „Buchungen im Zahlungsantragsentwurf sperren / freigeben“.

Da die Sperre vorhabensbezogen vorgenommen werden muss, erfolgt nach der Auswahl des Prozesses die Auswahl des Antragstellenden, dem das Vorhaben zugeordnet ist. Danach muss das betroffene Vorhaben identifiziert werden, in dem die Buchung zu sperren ist.

über die sogenannte Vorhabenssicht → Einstieg erfolgt über das in der Vorhabenssuche gefundene und mit der linken Maustaste markierte Vorhaben sowie den mit der rechten Maustaste aufrufbaren Prozess „Buchungen im Zahlungsantragsentwurf sperren / freigeben“.

(Prozesssicht)

(Vorhabenssicht)

1. Aktivität: Buchungen / Buchungssätze sperren / freigeben

2. Aktivität: Gesamtübersicht der aktuell gesperrten Buchungen / Buchungssätze

Stichpunkte

Visualisierung und Screenshots

Stichpunkte

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Visualisierung und Screenshots

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Stichpunkte

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Datenbanktabelle T_MG_BUCHUNG

Datenbanktabelle T_BEZ_BUCHUNG

Stichpunkte

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Aufgabe des Prozesses:

Kumulierte Anzeige der abrechnungsfähigen Gesamtausgaben der erstattungsrelevanten Mittelgeber pro ausgewählter Finanzplanebene zu den Buchungen zum gewählten Zahlungsantrag/ Rechnungslegung.

Die Kumulierung der getätigten Ausgaben erfolgt (nur) innerhalb eines Geschäftsjahres. 

Vorbedingung für den Prozess:

Zahlungsantrag/Rechnungslegung muss vorhanden sein.

Prozessaufruf: 

Der Bericht "Ausgabenbestätigung" wird mit einem Doppelklick über den Prozess „Ausgabenbestätigung“ in der Prozessgruppe „EU-Berichte“ im efREporter4 aufgerufen.

Der Prozess „Ausgabenbestätigung“ besteht aus zwei Aktivitäten:

• „Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung“
• „Auswahl der Finanzplanebene“

1. Aktivität:  

• beinhaltet die Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung
• in der Tabelle werden Informationen zu allen im System vorhandenen Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen angezeigt (Daten der Auswahltabelle werden aus den Eintragungen in der Tabelle T_SFC entnommen)
• die Auswahl erfolgt durch Klick auf den gewünschten Zahlungsantrag bzw. Rechnungslegung, durch die Auswahl erfolgt die Markierung/ Unterlegung mit einer dunkelblauen Farbe
• der wird Button "Weiter" wird erst aktiv, wenn eine Auswahl getroffen wurde
• mit Klick auf den Button „Weiter“ oder alternativ per Doppelklick auf den markierten Zahlungsantrag wird die nächste Aktivität gewechselt
• der Button „Abbrechen“ ist immer aktiv bricht den Prozess ab

2. Aktivität:

Die Aktivität besteht aus 2 Teilbereichen.

• im oberen Bereich „Zahlungsantrag/Rechnungslegung“ werden zu Informationszwecken die Daten zum ausgewählten Zahlungsantrag bzw. Rechnungslegung angezeigt
• im Bereich „Auswahl der Finanzplanebene“ können verschiedene Parameter zur Berichtserzeugung eingestellt werden, die nachfolgend erläutert werden

• beim Wechsel in die 2. Aktivität sind die Button Zurück, Abbrechen und Beenden aktiv
• über den Button „Zurück“ erfolgt der Wechsel in vorherige Aktivität, um die Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung zu ändern

• der Button „Abbrechen“ bricht den Prozess ab

• über den Button „Beenden“ kann der Prozess ebenfalls beendet/ verlassen werden

Parametereinstellungen zur Berichtserzeugung:

• Auswahl einer Finanzplanebene

Sofern die Berichtserzeugung für eine einzelne Finanzplanebene erfolgen soll, muss diese über die Finanzplanstruktur durch Anklicken ausgewählt werden.

Es kann nur genau eine Finanzplanebene ausgewählt werden und es muss sich um eine Primärebene handeln, d.h. die unterste Ebene in der Finanzplanstruktur, an der die Vorhaben inkl. Zahlungsdaten hängen.

• Auswahl aller Finanzplanebenen

Sofern die Berichterzeugung für alle Finanzplanelemente, die Bestandteil des gewählten Zahlungsantrages / der Rechnungslegung sind, erfolgen soll, muss die zugehörige Checkbox oberhalb der Finanzplanstruktur durch Anklicken ausgewählt werden.

• mit Ausweisung der Teilaktionskürzel

Sofern die Berichtserzeugung zur Finanzplanebene/zu den Finanzplanebenen mit einer Aufteilung auf einzelne Teilaktionskürzel erfolgen soll, muss die zugehörige Checkbox auf der rechten Seite der Maske durch Anklicken ausgewählt werden.

Berichtsausgabe: 

• Der Button wird erst aktiv, wenn zur Auswahl der Finanzpanebene eine Auswahl getroffen wurde

• Ausgabe erfolgt nur als PDF

•  über den Button wird der Bericht erzeugt und muss zunächst lokal gespeichert werden 

erzeugter Bericht:

• die Daten des Berichtes werden aus T_SFC_BUCHUNG kumuliert aus allen Buchungsdatensätzen zu dem jeweiligen Zahlungsantrag bzw. der Rechnungslegung und der zugehörigen Finanzplanebene (bzw. hier auch auf der Teilaktionsebene, sofern dies ausgewählt wurde)
• gesperrte Buchungsdatensätze, die in T_SFC_BUCHUNG, im Feld KZ _SPERRE den Wert „J“ haben, bleiben dabei unberücksichtigt 

• Einheitliches Formular für alle Bundesländer im efREporter4

Aufgabe des Prozesses:

Anzeige aller berücksichtigten Buchungen ohne gesperrte Buchungen und ohne nicht-erstattungsrelevante Mittelgeber zum gewählten Zahlungsantrag/ Rechnungslegung.

 Vorbedingung für den Prozess:

Zahlungsantrag/Rechnungslegung muss vorhanden sein.

1. Aktivität:  

• beinhaltet die Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung
• in der Tabelle werden Informationen zu allen im System vorhandenen Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen angezeigt (Daten der Auswahltabelle werden aus den Eintragungen in der Tabelle T_SFC entnommen)
• die Auswahl erfolgt durch Klick auf den gewünschten Zahlungsantrag bzw. Rechnungslegung, durch die Auswahl erfolgt die Markierung/ Unterlegung mit einer dunkelblauen Farbe
• der wird Button "Weiter" wird erst aktiv, wenn eine Auswahl getroffen wurde
• mit Klick auf den Button „Weiter“ oder alternativ per Doppelklick auf den markierten Zahlungsantrag wird die nächste Aktivität gewechselt
• der Button „Abbrechen“ ist immer aktiv bricht den Prozess ab

Parametereinstellungen zur Berichtserzeugung:

• Auswahl einer Finanzplanebene

Sofern die Berichtserzeugung für eine einzelne Finanzplanebene erfolgen soll, muss diese über die Finanzplanstruktur durch Anklicken ausgewählt werden.

Es kann nur genau eine Finanzplanebene ausgewählt werden und es muss sich um eine Primärebene handeln, d.h. die unterste Ebene in der Finanzplanstruktur, an der die Vorhaben inkl. Zahlungsdaten hängen.

• Auswahl aller Finanzplanebenen

Sofern die Berichterzeugung für alle Finanzplanelemente, die Bestandteil des gewählten Zahlungsantrages / der Rechnungslegung sind, erfolgen soll, muss die zugehörige Checkbox oberhalb der Finanzplanstruktur durch Anklicken ausgewählt werden.

• mit Ausweisung der Teilaktionskürzel

Sofern die Berichtserzeugung zur Finanzplanebene/zu den Finanzplanebenen mit einer Aufteilung auf einzelne Teilaktionskürzel erfolgen soll, muss die zugehörige Checkbox auf der rechten Seite der Maske durch Anklicken ausgewählt werden.

Berichtsausgabe: 

• Der Button  wird erst aktiv, wenn zur Auswahl der Finanzpanebene eine Auswahl getroffen wurde

• Ausgabe erfolgt als PDF oder im Excel-Format

•  über den Button wird der Bericht erzeugt und muss zunächst lokal gespeichert werden 

Allgemein

Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie)

Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie) → Umsetzung vermutlich nicht erforderlich?!

Visualisierung und Screenshots

Anlage 1:

A = Summe Beträge nicht gesperrter Buchungen aus T_SFC_BUCHUNG

B = voraussichtlich automatische Berechnung im SFC

C = Summe Beträge nicht gesperrter Buchungen aus T_SFC_BUCHUNG (nur öffentliche MG)

 Aufteilung nach Prioritätsachsen und nach Regionenkategorie (Sonderfall JTF: nur Aufteilung nach Prioritätsachsen)

Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie):

Anlage 2

A= Summe Beträge nicht gesperrter Buchungen (FA, FB-FA, FK) aus dem der Rele zugrunde liegenden Finalen Zahlungsantrag

B= Summe Beträge nicht gesperrter Buchungen (FA, FB-FA, FK) aus dem der Rele zugrunde liegenden Finalen Zahlungsantrag (nur öffentliche MG)

Aufteilung nach Prioritätsachse und Regionenkategorie (Sonderfall JTF: nur Aufteilung nach Prioritätsachsen)

Aufsplittung auf Geschäftsjahr anhand Prüfung, wann referenzierte AZ in finalen ZA abgerechnet wurde (über T_SFC_BUCHUNG.BUCHUNG_ID_AZ und T_SFC_BUCHUNG)

Bei FK ohne AZ-Bezug erfolgt keine Aufteilung auf das Geschäftsjahr

Davon infolge von Prüfungen korrigiert → Ableitung über T_BUCHUNG.KZ_77_PRUEFUNG = J

Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie):

Anlage 3

Anlage 4