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ESF+/JTF - TN Eintritt bearbeiten

ESF+/JTF - TN Eintritt bearbeiten: Eintrittsindikatoren bearbeiten

Werden über ESF+/JTF-Vorhaben Teilnehmende gefördert, sind diese ESF+/JTF-Teilnehmendendaten im efREporter4 zu erfassen.

  • die Erfassung der Teilnehmendendaten im Eintritt kann für ESF+/JTF-Vorhaben im Status „Vorhaben genehmigt“ (BB) und „Vorhaben in Endverwendungsnachweisprüfung“ (EV) erfolgen
  • zur Erfassung steht der Prozess „ESF+/JTF - TN Eintritt bearbeiten“ zur Verfügung
  • das zu bearbeitende Vorhaben wird über die Vorhabenssicht oder die Prozesssicht aufgerufen
  • anschließend öffnet sich die Ansicht „ESF+/JTF - TN Eintritt bearbeiten: Eintrittsindikatoren bearbeiten“


  • über den Button können die "Teilnehmendendaten-Eintritt" in einem separaten Dialog angelegt bzw. Teilnehmende storniert werden

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Teilnehmendendaten-Eintritt (manuelle Erfassung)

Über den Button wird eine leere Zeile in der Tabelle angefügt.



  • in jeder Zeile befindet sich der Button , der solange aktiviert ist, bis der Datensatz gespeichert wurde. Bei Betätigung wird die nicht gespeicherte Zeile aus der Tabelle entfernt
  • die Spalten sind mit Überschriften und ggf. mit Ziffern versehen, die mit der Nummerierung des "Fragebogen für Teilnehmende bei Eintritt" übereinstimmen
  • die „TN-ID“ wird nach Abspeicherung der TN Daten automatisch vergeben und angezeigt
  • die „TN-Nr. im Vorhaben“ ist die vom Begünstigten vergebene Nummer (Eingabe von Zahlen und Buchstabenkombinationen, sowie Sonderzeichen sind möglich)
  • die "TN-Nr. im Vorhaben" muss für gültige, nicht stornierte Teilnehmende eindeutig sein, sie darf innerhalb eines Vorhabens nicht mehrfach vergeben werden


Alle im Bearbeitungsfenster „Teilnehmendendaten-Eintritt“ weiß hinterlegten Felder sind Pflichtfelder. Lila hinterlegte Felder sind optional.

Wenn im Datenfeld „obdachlos/ Notunterkunft“ die Eintragung „ja“ vorhanden ist, dürfen in den Feldern Straße, Hausnummer, PLZ und Ort keine Eintragungen erfolgen.


Mit dem Button erfolgt eine Zwischenspeicherung der neu erfassten Angaben.





Die Daten zum Namen, Wohnort sowie Telefon und E-Mail Adresse des Teilnehmenden werden nach Zwischenspeicherung  bzw. mit Klick auf abgespeichert und aus datenschutzrechtlichen Gründen nur anonymisiert angezeigt.


Der Teilnehmende kann nach Abspeicherung unter "Storno des TN" (Ja → auswählen) einmalig storniert werden. Stornierungen sind z. B. notwendig, wenn eine Doppel- oder Falscherfassung erfolgt ist bzw. der Teilnehmende im Vorhaben nicht förderfähig ist.


Nach der Auswahl „Storno des TN“ gleich „ja“ muss im Datenfeld "Notiz zum Storno des TN" die entsprechende Pflichtnotiz eingetragen werden.
Die Notiz kann über die Schaltfläche in einem separaten Dialog angezeigt und bearbeitet werden.

Mit dem Button bzw. mit Klick auf erfolgt eine Zwischenspeicherung der neu erfassten Angaben.

Über die Schaltfläche ist eine Anzeige, aber keine Bearbeitung der Notiz mehr möglich.



Die Stornierung eines Teilnehmenden kann nicht rückgängig gemacht werden.

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Teilnehmendendaten-Eintritt (Erfassung per Import-Datei)

Neben der manuellen Erfassung besteht die Möglichkeit, die ESF+/JTF-Teilnehmendendaten-Eintritt aus einer Excel-Datei zu importieren.

Bei der Import-Datei handelt es sich um ein Excel-Dokument, in das die Daten von Teilnehmenden eingetragen werden können, um sie im Nachgang in einem Schritt in den efREporter4 zu importieren.

Nur für Sachsen-Anhalt

Um die Importfunktion nutzen zu können, muss die zur Verfügung gestellte Musterdatei für den Import von ESF+/JTF-Teilnehmendendaten verwendet werden; diese befindet sich im Vademecum unter folgendem Link:

9. EU-Förderperiode 2021-2027-Sonstiges



Nur für Sachsen-Anhalt

Ausführliche Erläuterungen zum Import von Teilnehmendendaten sind in der Anlage 1 zum Erlass zur Datenerfassung im efREporter4 im Anhang 3: Anleitung zum Import von ESF+/JTF geförderten Teilnehmerdaten im efREporter4 zu finden.

Öffnet man die Import-Datei, sind im ersten Tabellenblatt Ausfüllhinweise zur Befüllung der Excel-Datei zu finden.


In der Import-Datei ist eine Vielzahl von Regeln hinterlegt, wodurch Falscheingaben sichtbar werden und bereits in der Excel-Tabelle korrigiert werden können.


Im zweiten Tabellenblatt befinden sich die zu befüllenden Felder für die Eintrittsdaten.

Sofern die Datei von den Projektträgern bzw. den bewilligenden Stellen genutzt wird, können die darin enthaltenen Teilnehmendendaten für den Ein- und Austritt in den efREporter4 übernommen werden. Zu beachten sind die Ausfüllhinweise sowie die Anforderung, dass die Liste kumuliert zu führen ist, d. h. vollständig sein muss.

Im dritten Tabellenblatt werden die Austrittsdaten eingegeben.

Wenn alle Daten zu den Teilnehmenden eingetragen wurden, muss die Excel-Tabelle einmal im Excel-Format gespeichert werden.

Im efREporter4 kann nun der Import durchgeführt werden.

Durch Anklicken des Buttons öffnet sich ein Fenster, über das die Suche und Auswahl der zu importierenden Import-Datei vorgenommen werden kann.

Mit wird die Import-Datei importiert.

Sofern keine weiteren Fehlermeldungen erscheinen, wurde der Import erfolgreich durchgeführt.

Die importierten TN-Daten können nach dem Import und vor der Zwischenspeicherung/Betätigen des Buttons OK mit den Klarnamen – betreffend die Angaben Name, Vorname, Anschrift, Telefon, E-Mail Adresse - noch vollständig gelesen und ggf. bearbeitet werden.


Die Bearbeitung muss parallel in der Excel-Datei erfolgen.


Die Daten können über den Button wieder vollständig verworfen werden. Es erfolgt dann keine Speicherung der neu importierten TN-Daten. 

Sobald die Daten über den Button zwischengespeichert oder mittels Button bestätigt sind, werden sie, teilweise verschlüsselt (Name, Vorname, Anschrift, Telefon, E-Mail), in der Datenbank gespeichert und mit einer eindeutigen TN-ID versehen. Die verschlüsselten Daten werden mit dem Platzhalter „…“ gekennzeichnet.

Die abgeschlossene Bearbeitung der ESF+/JTF-Teilnehmendendaten Eintritt wird mit bestätigt.

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ESF+/JTF - TN Eintritt bearbeiten: Bericht generieren

Im Anschluss erscheint die Maske „ESF+/JTF - TN Eintritt bearbeiten: Bericht generieren“.


In der aktuellen Version ist es noch nicht möglich, in dieser Aktivität einen Vorhabensbericht zum Vorhaben zu generieren.


 Über den Button  wird der Prozess abgeschlossen.



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