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Inhalt

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1. Verfahren und Datengenerierung bei der Erstellung von Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen

Verfahrensanpassung

Das Verfahren für die Erstellung von Zahlungsanträgen (ZA) und Rechnungslegungen (Rele) im efREporter4 entspricht in großen Teilen demselben Verfahren im efREporter3. Dabei ist die grundlegende Änderung, dass bei der Generierung des Rechnungslegungsentwurfs für ein beliebiges Geschäftsjahr automatisch der letzte gesendete Zwischenzahlungsantrags Zwischenzahlungsantrag desselben Geschäftsjahres als als abschließender Zahlungsantrag (PAP-FIN) gekennzeichnet wird.

Diese Veränderung ist unter anderem mit folgenden Anpassungen verbunden:

Für den Ausschluss bereits abgerechneter Buchungen in nachfolgenden Zahlungsanträgen wird bereits der Rechnungslegungsentwurf (nicht erst die gesendete Rele) herangezogen.
Zahlungsanträge für Folgejahre können erst angelegt werden, sobald für das jeweilige Vorjahr eine Rele generiert wurde.
Erfolgt eine Neugenerierung des Rele-Entwurfs, so muss ein darauf folgender ZA ebenfalls neu generiert werden.

Datengenerierung

Die Datengenerierung für Zahlungsanträge (ZA) und Rechnungslegungen (Rele) im efREporter4 folgt einem Filterprinzip. Dabei werden zunächst alle an Vorhaben erfassten Buchungen gesammelt. Aus dieser Gesamtheit werden dann anhand von verschiedenen Kriterien die nicht für den ZA oder die Rele relevanten Buchungen aussortiert.

Hinweis

title	Hinweis

Für den Zahlungsantrag werden nur Zuschussvorhaben und FI-Basisvorhaben (inkl. ProFIT-Darlehen) berücksichtigt. Buchungen an FI-Endempfängervorhaben haben keinen direkten Einfluss.

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Kriterien für den Ausschluss von Buchungen

Abgrenzung auf Projekte des relevanten Finanzplans → Beispiel in Punkt 2
Ausschluss der Reserveprojekte → Beispiel rechts
Ausschluss nicht relevanter Finanzplanebenen → Beispiel in Punkt 2
Datenstichtag eingrenzen → Beispiel in Punkt 2
Abgrenzen auf Zahlungsarten → Beispiel in Punkt 3
Ausschluss von FI-Buchungen mit KZ_VERRECHNUNG=J → Beispiel rechts
Abgrenzung von Rechnungslegungen (ACCOUNTS) und Ausschluss der nicht in der Rele gesperrten Buchungen → Beispiel in Punkt 2
Abgrenzung auf erstattungsrelevante Mittelgeber → Beispiel in Punkt 2

Ausschluss von Reserveprojekten:

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Ausschluss von FI-Buchungen mit KZ_VERRECHNUNG=J:

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Auszahlung (AZ)

- Erfassung durch ZgSt
- Zahlung an den Begünstigten

Finanzieller Abzug (FA)

- Erfassung durch ZgSt
- Abzüge bzw. Herausnahmen aufgrund von Unregelmäßigkeiten (unabhängig von der OLAF-Meldepflicht), die durch den Begünstigten verursacht wurden (Verursacherprinzip)
- FA kann sich auf mehrere Auszahlungen beziehen
- FA kann sich auf eine "Vorläufige Feststellung" (VF) beziehen

Finanzielle Berichtigung (FB)

- Erfassung durch ZgSt
- Korrektur von Erfassungs- und Schreibfehlern, Umbuchungen, Korrekturen in Bezug auf vereinfachte Kostenoptionen, Kostenarten und Vergaben
- FB kann sich immer nur auf eine AZ/FA beziehen, aber mehrere FB je AZ/FA möglich
- FB kann die ursprüngliche Buchung nicht erhöhen

auf eine "Auszahlung" (FB-AZ)

- FB-AZ kann sich nicht auf eine "Vorläufige Feststellung" (VF) beziehen

auf einen "Finanziellen Abzug" (FB-FA)

- Ausnahme bildet notwendige Forderungsreduzierung z.B. nach erfolgreicher Klage → hier FB-FA
- die FB-FA übernimmt den Bezug zu einer "Vorläufigen Feststellung" von der zugrunde liegenden FA

Finanzkorrektur (FK)

- Erfassung durch Verwaltungsbehörde
- Abzüge bzw. Herausnahmen aufgrund von Unregelmäßigkeiten (unabhängig von der OLAF-Meldepflicht), die nicht durch den Begünstigten verursacht wurden (Verursacherprinzip)
- Art. 103 Abs. 1

ohne AZ-Bezug

- nicht AZ-bezogene bzw. vorhabensübergreifende Korrekturen
- Abbildung ggf. über virtuelle Vorhaben (Landesinitiative/Vorhabensklasse mit Code "99"

mit AZ-Bezug

- vorhabenskonkrete Korrekturen
- FK mit AZ-Bezug kann sich auf eine "Vorläufige Feststellung" (VF) beziehen

Vorläufige Feststellung (VF)

- Erfassung durch Verwaltungsbehörde
- Abzug von Ausgaben, deren Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit Gegenstand einer laufenden Bewertung sind (Art. 98 Abs. 6 b)
- jede VF wird durch eine VFA aufgelöst

Auflösung der "Vorläufigen Feststellung" (VFA)

- Erfassung durch Verwaltungsbehörde
- Buchung zur Auflösung der VF (ggf. Wiederaufnahme der über die VF in Abzug gebrachten Ausgaben gemäß Art. 96 Abs. 6 Satz 2)

Parametereinstellungen zur Berichtserzeugung:

Auswahl einer Finanzplanebene

Sofern die Berichtserzeugung für eine einzelne Finanzplanebene erfolgen soll, muss diese über die Finanzplanstruktur durch Anklicken ausgewählt werden.

Es kann nur genau eine Finanzplanebene ausgewählt werden und es muss sich um eine Primärebene handeln, d.h. die unterste Ebene in der Finanzplanstruktur, an der die Vorhaben inkl. Zahlungsdaten hängen.

Auswahl aller Finanzplanebenen

Sofern die Berichterzeugung für alle Finanzplanelemente, die Bestandteil des gewählten Zahlungsantrages / der Rechnungslegung sind, erfolgen soll, muss die zugehörige Checkbox Image Removed oberhalb der Finanzplanstruktur durch Anklicken ausgewählt werden.

mit Ausweisung der Teilaktionskürzel

Sofern die Berichtserzeugung zur Finanzplanebene/zu den Finanzplanebenen mit einer Aufteilung auf einzelne Teilaktionskürzel erfolgen soll, muss die zugehörige Checkbox Image Removed auf der rechten Seite der Maske durch Anklicken ausgewählt werden.

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erzeugter Bericht:

zur Berichtserzeugung werden alle Buchungsdatensätze zum ausgewählten Zahlungsantrag bzw. zur gewählten Rechnungslegung aus T_SFC_BUCHUNG herangezogen
gesperrte Buchungsdatensätze, die in T_SFC_BUCHUNG, im Feld KZ _SPERRE den Wert „J“ haben, bleiben dabei unberücksichtigt
die Darstellung erfolgt mittelgeberkonkret (nur erstattungsrelevante Mittelgeber) pro Finanzplanebene (bzw. auch auf der Teilaktionsebene, sofern dies ausgewählt wurde)
da für bestimmte Buchungen eine AZ-Betragsaufteilung erfolgt, wird die AZ-Beziehung mit abgebildet (für die Zahlungsarten FK mit AZ-Bezug, VFA, FA, FB auf FA)
Buchungsbeziehungen werden in der Spalte "Buchungs-ID, auf welche dieBuchung referenziert" ebenfalls mit abgebildet (Bei einer Buchung der Zahlungsart FB weist diese Spalte die Buchungs-ID der korrigierten Buchung aus. Bezieht sich die FB z. B. auf eine AZ, dann wird hier die Buchungs-ID dieser AZ angezeigt)
es werden nur Mittelgeber angezeigt, für die Beträge erfasst wurden

geplante Inhalte:

Umsetzung der Anforderungen gemäß Anhang XXIII

Generierung erfolgt als Excel-Datei
jede berichtsrelevante Anlage ist in einem eigenen Reiter darzustellen
Ausgabe der SFC-ID, für die der Bericht generiert wurde und Generierungsdatums ist für jede Anlage mit anzugeben
Sonderfall JTF: es ist jeweils ein separater Reiter erforderlich ohne Aufschlüsselung nach Regionenkategorie, der Reiter soll nur erzeugt werden, wenn es sich um einen Zahlungsantrag für das OP EFRE/JTF handelt (für OP ESF+ ist dieser Reiter nicht relevant und soll nicht erzeugt werden)

Allgemein ZA:

A = systemgeneriert im SFC (keine Ausgabe im efREporter4)

B = Summe der Beträge der nicht gesperrten Buchungen aus dem Zahlungsantrag (KZ_SPERRE=N in T_SFC_BUCHUNG) für Vorhaben mit Code = "nicht zutreffend" aus T_ARTIKEL94_95

C = Summe der Beträge der nicht gesperrten Buchungen aus dem Zahlungsantrag (KZ_SPERRE=N in T_SFC_BUCHUNG) für Vorhaben mit Code = "Artikel 94 zutreffend" oder "Artikel 95 zutreffend" aus T_ARTIKEL94_95

D = voraussichtliche Berechnung im SFC → vorerst keine Berechnung im efREporter4; ggf. später (falls relevant)

E = Summe der Beträge der nicht gesperrten Buchungen aus dem Zahlungsantrag (KZ_SPERRE=N in T_SFC_BUCHUNG → Abgrenzung auf öffentliche Mittelgeber, also ohne den MG-Code "2000" für Private Mittel aus T_MITTELGEBER)

Aufteilung nach Prioritätsachsen und nach Regionenkategorie (Sonderfall JTF: Aufteilung nur nach Prioritätsachsen)

Allgemein

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Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie)

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2. Prozesse zur Erstellung und Bearbeitung von Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen

Alle Prozesse zur Erstellung und Bearbeitung von Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen befinden sich im efREporter4 in der Prozesssicht innerhalb der Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“.

Hinweis

title	Hinweis

Die Screenshots im folgenden Abschnitt spiegeln den aktuellen Umsetzungsstand im efREporter4. Anpassungen, die bereits konzipiert, aber noch nicht umgesetzt sind, können nicht dargestellt werden

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2. Prozesse zur Erstellung und Bearbeitung von Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen

Alle Prozesse zur Erstellung und Bearbeitung von Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen befinden sich im efREporter4 in der Prozesssicht innerhalb der Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“

.

Zahlungsantragsentwurf bearbeiten

Aufgabe des Prozesses: Anlegen, Bearbeiten bzw. Ändern eines (neuen) Zahlungsantragsentwurfes

Beim Ausführen des Prozesses wird zu einem OP ein Zahlungsantrag im Status „Entwurf“ angelegt, Der Entwurf kann bearbeitet bzw. geändert werden, indem der Prozess erneut ausgeführt wird.

Aufruf des Prozesses: Einstieg Prozessaufruf: Einstieg erfolgt über die Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“ und den Prozess „Zahlungsantragsentwurf bearbeiten“.

Der Prozess gliedert sich in folgende Aktivitäten:

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"Auswahl des Finanzplanes"
"Anzeige des Zahlungsantragsentwurfs"
"Zahlungsantragsentwurf bearbeiten"

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1. Aktivität: Auswahl des Finanzplanes

beinhaltet die Auswahl des Finanzplans für den der Zahlungsantragsentwurf erstellt bzw. bearbeitet werden soll
die Auswahl erfolgt durch Klick auf den gewünschten Finanzplan, wodurch der gewählte Finanzplan mit dunkelblauer Farbe unterlegt wird
der Button "Weiter" wird erst aktiv, wenn eine Auswahl getroffen wurde
der Button „Abbrechen“ ist immer aktiv und bricht bei Betätigung den Prozess ab
mit Klick auf den Button „Weiter“ oder alternativ per Doppelklick auf den markierten Zahlungsantrag wird in die nächste Aktivität gewechselt

Hinweis

title	Hinweis

Hierbei handelt es sich um die in Punkt 1 in der Datengenerierung aufgeführte "Abgrenzung auf Projekte des relevanten Finanzplans".

2. Aktivität: Anzeige des Zahlungsantragsentwurfs

beinhaltet bei Neuanlage eines Zahlungsantragsentwurfes keine Daten
soll mit Ausführen des Prozesses ein Zahlungsantragsentwurf bearbeitet werden, wird dieser hier zur Änderung angezeigt
die

Button

Buttons Zurück, Abbrechen und Weiter sind aktiv
über den Button „Zurück“ erfolgt der Wechsel in die vorherige Aktivität zur Auswahl des Finanzplans
der Button „Abbrechen“ bricht bei Betätigung den Prozess ab
über den Button „Weiter“ findet der Wechsel in die nächste Aktivität des Prozesses statt

Image Removed (Neuanlage)
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Image Removed (Änderung)
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3. Aktivität: Zahlungsantragsentwurf bearbeiten

beinhaltet die Parameterangaben zum Zahlungsantragsentwurf
die Button Zurück und Abbrechen sind aktiv
über den Button „Zurück“ erfolgt der Wechsel in die vorherige Aktivität zur Anzeige des Zahlungsantragsentwurfs
der Button „Abbrechen“ bricht bei Betätigung den Prozess ab
der Button "Beenden" wird erst aktiv, wenn alle Parameterangaben erfasst und mindestens eine Finanzplanebene ausgewählt wurde

Parametereinstellung und Dateneintragungen für die Erstellung sind:

Auswahl der Finanzplanebenen
Es besteht die Möglichkeit der Auswahl einzelner Finanzplanebenen (Auswahl mit Halten der STRG-Taste und Klick auf die FPE), aller Finanzplanebenen und der Eingabe verschiedener Datenstichtage je Finanzplanebene.

Datenstichtag des Zahlungsantragsentwurfs
Geschäftsjahr
In den Datenfeldern "Geschäftsjahr von:" und "Geschäftsjahr bis:" wird das Geschäftsjahr, für den der Zahlungsantragsentwurf bereitgestellt wird, vorgegeben.

Notizen zum Zahlungsantragsentwurf können optional eingegeben werden.

Hinweis

title	Hinweis

Mit der Auswahl der Finanzplanebenen findet der in Punkt 1 in der Datengenerierung aufgeführte Schritt "Ausschluss nicht relevanter Finanzplanebenen" Anwendung.

Mit der Eintragung des Datenstichtags wird der in Punkt 1 in der Datengenerierung aufgeführte Schritt "Datenstichtag eingrenzen" vollzogen.

Durch das Betätigen der Schaltfläche "Beenden" erfolgt die Speicherung des Zahlungsantragsentwurfes.

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(ohne Eintragungen)
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(Auswahl einzelner Finanzplanebenen)
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(Datenstichtag und Angaben zum Geschäftsjahr)
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(mit Angaben zum Geschäftsjahr sowie verschiedenen Datenstichtagen pro Finanzplanebene)
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(mit Datenstichtag und Angaben zum Geschäftsjahr sowie Auswahl aller Finanzplanebenen)
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Durch das Betätigen der Schaltfläche "Beenden" in der 3. Aktivität des Prozesses erfolgt die Speicherung des Zahlungsantragsentwurfes.

Hierbei werden alle Hierbei werden alle relevanten und zu berücksichtigenden Datensätze und Buchungsdatensätze generiert und gespeichert.

Datenspeicherung in folgenden Datenbanktabellen:

T_SFC
T_SFC_BUCHUNG (beinhaltet derzeit ausschließlich die Zahlungsarten Auszahlung (AZ) und Finanzielle Berichtigung zu einer Auszahlung (FB-AZ))
T_SFC_DATENSTICHTAG (nur bei verschiedenen Datenstichtagen pro Finanzplanebene)

Hinweis

title	Hinweis

Wird ein bestehender Zahlungsantragsentwurf bearbeitet, dann erfolgt das Überschreiben des bisher bestehenden Zahlungsantragsentwurfes.

Mit dem Anlegen eines Mit dem Anlegen eines Zahlungsantragsentwurfs wird die Finanzplan-ID des Finanzplans, der zum Zeitpunkt der Prozessspeicherung gültig war, dem Zahlungsantrag (T_SFC, SFC_ID) in T_SFC im Feld FINANZPLAN_ID zugeordnet. Wird dieser Zahlungsantragsentwurf über diesen Prozess nochmals „bearbeitet“, so kann aufgrund des zeitlichen Ablaufs inzwischen eine neue Finanzplanversion (und damit eine neue FINANZPLAN_ID) gültig sein. Die Diese Änderung wird dann ebenfalls in T_SFC gespeichert .

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Buchungen im Zahlungsantragsentwurf sperren/freigeben

und historisiert.

Ferner werden bei Datenänderung und Speicherung die SFC-Buchungsdaten für diesen Zahlungsantragsentwurf stets neu erzeugt und in die Datenbanktabelle T_SFC_BUCHUNG geschrieben.

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Besonderheiten:

Je Finanzplan kann zu jedem Zahlungsantrag nur ein Entwurf existieren. Soll ein neuer ZA erstellt werden, muss der vorherige ZA „abgesandt“ sein.

Es erfolgt eine Kumulation der Zahlungsanträge innerhalb eines Geschäftsjahres.

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Buchungen im Zahlungsantragsentwurf sperren/freigeben

Aufgabe des Prozesses: Buchungen für den Zahlungsantrag sperren oder nach einer Sperre wieder freigeben

Zu einem Zahlungsantragsentwurf kann eine

Aufgabe des Prozesses: Buchungen für den Zahlungsantrag sperren oder nach einer Sperre wieder freigeben

Zu einem Zahlungsantragsentwurf kann eine Buchung gesperrt werden. Damit geht die Buchung nicht in die Berechnung der Höhe des Zahlungsantrags ein.

Diese Sperre kann, solange der Zahlungsantrag im Status „Entwurf“ ist, wieder rückgängig gemacht werden.

Die Sperre ist ein vorhabensbezogener Prozess bei dem die zu sperrende oder freizugebende Buchung ausgewählt werden muss.

Anwendungsfälle sind z. B.:

eingeschränkte Ausgabenbestätigung der ZgSt
Hinweise der EU-PB EFRE/ESF auf aus Prüfersicht problematische Vorhaben

Vorbedingung: Ein Zahlungsantrag im Status „Entwurf“ muss vorhanden sein.

ProzessaufrufAufruf des Prozesses:

über die sogenannte Prozesssicht → Einstieg erfolgt über die Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“ und den Prozess „Buchungen im Zahlungsantragsentwurf sperren / freigeben“.

Da die Sperre vorhabensbezogen vorgenommen werden muss, erfolgt nach der Auswahl des Prozesses die Auswahl des Antragstellenden, dem das Vorhaben zugeordnet ist. Danach muss das betroffene Vorhaben identifiziert werden, in dem die Buchung zu sperren ist.

über die sogenannte Vorhabenssicht → Einstieg erfolgt über das in der Vorhabenssuche gefundene und mit der linken Maustaste markierte Vorhaben sowie den mit der rechten Maustaste aufrufbaren Prozess „Buchungen im Zahlungsantragsentwurf sperren / freigeben“.

Der Prozess gliedert sich in folgende Aktivitäten:

Image Removed (Prozesssicht)

Image Removed (Vorhabenssicht)

1. Aktivität: Buchungen

"Buchungen / Buchungssätze sperren / freigeben"

2. Aktivität:

"Gesamtübersicht der aktuell gesperrten Buchungen / Buchungssätze"

(Prozesssicht)

note

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title

(Vorhabenssicht)

Hinweis

Hinweise

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Rechnungslegungsentwurf bearbeiten

Stichpunkte

Hinweis

title	Hinweis

Hinweise

Visualisierung und Screenshots

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Buchungen im Rechnungslegungsentwurf sperren/freigeben

Stichpunkte

Hinweis

title	Hinweis

Hinweise

Visualisierung und Screenshots

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Rechnungslegung auf gesendet setzen

Stichpunkte

Hinweis

title	Hinweis

Hinweise

Visualisierung und Screenshots

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Buchungen für den ZA/RELE berücksichtigen

Stichpunkte

Hinweis

title	Hinweis

Hinweise

Visualisierung und Screenshots

zurück zum Seitenanfang

Hinweise

Stichpunkte

Hinweis

title	Hinweis

Hinweise

Visualisierung und Screenshots

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Panel

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3. Zahlungsarten und ihre Berücksichtigung in Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen

ggf. Einleitung

Vorstellung Zahlungsarten

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1. Aktivität: Buchungen / Buchungssätze sperren / freigeben

beinhaltet die im aktuellen Zahlungsantragsentwurf enthaltenen Buchungen / Buchungsdatensätze des ausgewählten Vorhabens

Sperren / Freigeben aller Buchungen / Buchungsdatensätze

oberhalb der Tabelle "Übersicht über alle im Zahlungsantragsentwurf enthaltenen Buchungen / Buchungsdatensätze" befindet sich ein Kontrollkästchen mit der Bezeichnung "Alle Buchungen / Buchungssätze zum Vorhaben sperren / freigeben"
wird dieses mit dem dazugehörigen Haken versehen, erfolgt die Sperre aller aufgelisteten Buchungen
das Entfernen des Hakens führt zur Freigabe aller aufgelisteten Buchungen

Sperren / Freigeben einzelner Buchungen / Buchungsdatensätze

innerhalb der Tabelle "Übersicht über alle im Zahlungsantragsentwurf enthaltenen Buchungen / Buchungsdatensätze" befindet sich in der Spalte "Buchung / Buchungssatz sperren" in jeder Zeile der aufgelisteten Buchungen ein Kontrollkästchen
wird eines dieser Kontrollkästchen mit einem Haken versehen, führt dies zur Sperre der ausgewählten Buchung
das Entfernen des Hakens führt zur Freigabe der ausgewählten Buchung
wird ein bzw. mehrere Haken gesetzt, werden die damit gesperrten Buchungen / Buchungsdatensätze in der Tabelle "Übersicht der gesperrten Buchungen / Buchungssätze" angezeigt
weiterhin wird in beiden Tabellen in der Spalte "Sperrwert" der Wert "J" für gesperrte Buchungen / Buchungsdatensätze angezeigt; nicht gesperrte Buchungen weisen den Wert "N" aus
der Button „Abbrechen“ bricht bei Betätigung den Prozess ab
über den Button „Weiter“ findet der Wechsel in die nächste Aktivität des Prozesses statt

Hinweis

title	Hinweis

Die in dieser Aktivität aufgelisteten Buchungen / Buchungsdatensätze weisen ausschließlich erstattungsrelevante Mittelgeber aus.

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2. Aktivität: Gesamtübersicht der aktuell gesperrten Buchungen / Buchungssätze

beinhaltet alle aktuell gesperrten Buchungen / Buchungsdatensätze des ausgewählten Vorhabens
die Buttons Zurück, Abbrechen und Beenden sind aktiv
über den Button „Zurück“ erfolgt der Wechsel in die vorherige Aktivität zur Sperre der Buchungen
der Button „Abbrechen“ bricht bei Betätigung den Prozess ab
über den Button „Beenden“ findet die Sperre bzw. das Speichern des Prozesses statt

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Durch das Betätigen der Schaltfläche "Beenden" in der 2. Aktivität des Prozesses erfolgt die Speicherung der Buchungssperren.

Hierbei werden alle relevanten Buchungsdatensätze mit dem entsprechenden Sperrwert und einem automatisierten Memotext versehen.

Datenspeicherung in folgenden Datenbanktabellen:

T_SFC_BUCHUNG

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Besonderheiten:

Durch die Sperre einer Buchung kann eine technische Erweiterung der Sperre auf andere Buchungen / Buchungsdatensätze erfolgen, wenn sich diese auf die gesperrte Buchung beziehen. Dies ist die Funktion der automatischen Sperrerweiterung, ein entsprechender Sperrerweiterungshinweis mit den betroffenen Buchungen / Buchungsdatensätzen erscheint. Die von der automatischen Sperrerweiterung betroffenen Buchungen erhalten den Sperrwert "A".

Bei einer Neugenerierung des Zahlungsantragsentwurfs werden die zuvor enthaltenen Buchungsdaten mit den aktuellen Daten überschrieben. Dieses technische Verhalten hat den Effekt, dass alle durch den Nutzenden gesetzten Sperren gelöscht werden. Bei einer Neugenerierung des ZA-Entwurfs ist also zwingend eine Neusetzung aller gewünschten Sperren notwendig.

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Zahlungsantrag auf gesendet setzen

Aufgabe des Prozesses: Statuswechsel des Zahlungsantrags und Erfassung des Datums der Einreichung

Beim Ausführen des Prozesses wird der zu einem OP erstellte Zahlungsantragsentwurf in den Status "Verbindlich abgesandt an KOM im SFC (Sent)" gesetzt, Damit verbunden ist eine technische Unterbindung von Änderungen an diesem Zahlungsantrag.

Vorbedingung: Ein Zahlungsantrag im Status „Entwurf“ muss vorhanden sein.

Prozessaufruf: Einstieg erfolgt über die Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“ und den Prozess „Zahlungsantragsentwurf auf gesendet setzen“.

Der Prozess gliedert sich in folgende Aktivitäten:

"Auswahl des Finanzplanes"
"Zahlungsantragsentwurf auf "verbindlich im SFC abgesandt an die EU-Kommission" setzen"

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1. Aktivität: Auswahl des Finanzplans

beinhaltet die Auswahl des Finanzplans, für den der Statuswechsel des Zahlungsantrags erfolgen soll
die Auswahl erfolgt durch Klick auf den gewünschten Finanzplan, wodurch der gewählte Finanzplan mit dunkelblauer Farbe unterlegt wird
der Button "Weiter" wird erst aktiv, wenn eine Auswahl getroffen wurde
der Button „Abbrechen“ ist immer aktiv und bricht bei Betätigung den Prozess ab
mit Klick auf den Button „Weiter“ oder alternativ per Doppelklick auf den markierten Zahlungsantrag wird in die nächste Aktivität gewechselt

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2. Aktivität: Zahlungsantragsentwurf auf "verbindlich im SFC abgesandt an die EU-Kommission" setzen

beinhaltet die Anzeige des Zahlungsantragsentwurfs und das Datenfeld "Datum der Einreichung"
die Buttons Zurück und Abbrechen sind aktiv
über den Button „Zurück“ erfolgt der Wechsel in die vorherige Aktivität zur Auswahl des Finanzplans
der Button „Abbrechen“ bricht bei Betätigung den Prozess ab
der Button "Beenden" wird erst aktiv, wenn das Pflichtdatenfeld "Datum der Einreichung" erfasst wurde

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Durch das Betätigen der Schaltfläche "Beenden" in der 2. Aktivität des Prozesses erfolgt die Speicherung des Statuswechsels des Zahlungsantrags und die Speicherung des "Datums der Einreichung".

Datenspeicherung in folgenden Datenbanktabellen:

T_SFC

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Rechnungslegungsentwurf bearbeiten

Aufgabe des Prozesses: Erstellen bzw. Bearbeiten eines Rechnungslegungsentwurfes für einen abschließenden (finalen) Zahlungsantrag

Beim Ausführen des Prozesses wird zu einem abschließenden Zahlungsantrag eine Rechnungslegung im Status „Entwurf“ angelegt. Der Entwurf kann bearbeitet werden, indem der Prozess erneut ausgeführt wird.

Hinweis

title	Hinweis

Der Prozess "Rechnungslegungsentwurf bearbeiten" entspricht weiterhin dem Entwicklungsstand aus dem efREporter3, er kann jedoch zunächst weiter verwendet werden.

Vorbedingung: Ein abschließender (finaler) Zahlungsantrag im Status „verbindlich abgesandt“ muss vorhanden sein.

Hinweis

title	Hinweis

Da die Prozesse zum Zahlungsantrag schon angepasst wurden, muss die Kennzeichnung des abschließenden (finalen) Zahlungsantrags vorübergehend per Skript erfolgen.

Prozessaufruf: Einstieg erfolgt über die Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“ und den Prozess „Rechnungslegungsentwurf bearbeiten“.

Der Prozess besteht aus einer Aktivität:

"Auswahl des finalen Zahlungsantrags eines Geschäftsjahres für den die Rechnungslegung erstellt wird"

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Aktivität: Auswahl des finalen Zahlungsantrags eines Geschäftsjahres für den die Rechnungslegung erstellt wird

beinhaltet die Auswahl der abschließenden Zahlungsanträge eines Geschäftsjahres je Finanzplan und die Parameterangaben zum Rechnungslegungsentwurf

Bereich "Auswahl des finalen Zahlungsantrags eines Geschäftsjahres für den die Rechnungslegung erstellt wird"

aus der Liste dieser potenziellen „abschließenden Zahlungsanträge“ ist ein Zahlungsantrag per Mausklick auszuwählen

Visualisierung und Screenshots

Berücksichtigung der Zahlungsarten in ZA/Rele

Berücksichtigung in ZA und Rele

Visualisierung und Screenshots

Stichpunkte

Hinweis

title	Hinweis

Hinweise

Visualisierung und Screenshots

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4. Struktur der Datenbank

Zur Vorstellung der Datenbanktabellen, die in direktem Zusammenhang mit den Prozessen zur Erstellung und Bearbeitung von Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen stehen, werfen wir einen Blick auf die Vorhaben im efREporter und ihre "Erfassten Einzelzahlungen" bzw. Buchungen.

Vorhaben 1 - WSDL-Vorhaben mit der Vorhabens-ID / PROJEKT_ID "IB_WS_TESTZA00000004"

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Vorhaben 2 - Client-Vorhaben mit der Vorhabens-ID / PROJEKT_ID "ST_21_27__0000000114"

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Vorhaben 3 - FI-Basisvorhaben mit der Vorhabens-ID / PROJEKT_ID "ST_21_27__0000000115"

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Datenbanktabelle T_BUCHUNG

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Buchung 1 - Auszahlung aus Vorhaben 2 mit der Buchungsnummer "123" und der Buchungs-ID "ST_21_27__0000000172"

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Datenbanktabelle T_MG_BUCHUNG

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Datenbanktabelle T_BEZ_BUCHUNG

Buchung 2 - Finanzkorrektur mit AZ-Bezug aus Vorhaben 2 mit der Buchungsnummer "FK111" und der Buchungs-ID "ST_21_27__0000000175"

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Datenbanktabelle T_BEZ_AZ_BUCHUNG

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T_SFC

T_SFC_BUCHUNG

T_SFC_DATENSTICHTAG

T_SFC_VORHABEN

Stichpunkte

Hinweis

title	Hinweis

Hinweise

Visualisierung und Screenshots

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Parametereinstellungen zur Berichtserzeugung:

Auswahl einer Finanzplanebene

Sofern die Berichtserzeugung für eine einzelne Finanzplanebene erfolgen soll, muss diese über die Finanzplanstruktur durch Anklicken ausgewählt werden.

Es kann nur genau eine Finanzplanebene ausgewählt werden und es muss sich um eine Primärebene handeln, d.h. die unterste Ebene in der Finanzplanstruktur, an der die Vorhaben inkl. Zahlungsdaten hängen.

Auswahl aller Finanzplanebenen

Sofern die Berichterzeugung für alle Finanzplanelemente, die Bestandteil des gewählten Zahlungsantrages / der Rechnungslegung sind, erfolgen soll, muss die zugehörige Checkbox Image Removed oberhalb der Finanzplanstruktur durch Anklicken ausgewählt werden.

mit Ausweisung der Teilaktionskürzel

Sofern die Berichtserzeugung zur Finanzplanebene/zu den Finanzplanebenen mit einer Aufteilung auf einzelne Teilaktionskürzel erfolgen soll, muss die zugehörige Checkbox Image Removed auf der rechten Seite der Maske durch Anklicken ausgewählt werden.

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Berichtsausgabe:

Der Button Image Removed wird erst aktiv, wenn zur Auswahl der Finanzpanebene eine Auswahl getroffen wurde
Ausgabe erfolgt nur als PDF
über den Button Image Removedwird der Bericht erzeugt und muss zunächst lokal gespeichert werden

erzeugter Bericht:

die Daten des Berichtes werden aus T_SFC_BUCHUNG kumuliert aus allen Buchungsdatensätzen zu dem jeweiligen Zahlungsantrag bzw. der Rechnungslegung und der zugehörigen Finanzplanebene (bzw. hier auch auf der Teilaktionsebene, sofern dies ausgewählt wurde)
gesperrte Buchungsdatensätze, die in T_SFC_BUCHUNG, im Feld KZ _SPERRE den Wert „J“ haben, bleiben dabei unberücksichtigt
Einheitliches Formular für alle Bundesländer im efREporter4

5. Berichte im Zusammenhang mit Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen

In diesem Abschnitt erfolgt die Vorstellung von Berichten/Datenbankabfragen zum Thema Zahlungsantrag und Rechnungslegung.

Ausgabenbestätigung

Aufgabe des Prozesses:

Kumulierte Anzeige der abrechnungsfähigen Gesamtausgaben der erstattungsrelevanten Mittelgeber pro ausgewählter Finanzplanebene zu den Buchungen zum gewählten Zahlungsantrag/ Rechnungslegung.

Die Kumulierung der getätigten Ausgaben erfolgt (nur) innerhalb eines Geschäftsjahres.

Vorbedingung für den Prozess:

Zahlungsantrag/Rechnungslegung muss vorhanden sein.

Prozessaufruf:

Der Bericht "Ausgabenbestätigung" wird mit einem Doppelklick über den Prozess „Ausgabenbestätigung“ in der Prozessgruppe „EU-Berichte“ im efREporter4 aufgerufen.

Der Prozess „Ausgabenbestätigung“ besteht aus zwei Aktivitäten:

„Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung“
„Auswahl der Finanzplanebene“

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1. Aktivität:

beinhaltet die Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung

in der Tabelle werden Informationen zu

allen

im System vorhandenen Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen angezeigt (Daten der Auswahltabelle werden aus den Eintragungen in der Tabelle T_SFC entnommen)

die Auswahl erfolgt durch Klick auf den gewünschten Zahlungsantrag

bzw. Rechnungslegung,

, wodurch der gewählte Zahlungsantrag mit dunkelblauer Farbe unterlegt wird

Bereich "Angaben zur Rechnungslegung“

durch die Auswahl

erfolgt die Markierung/ Unterlegung mit einer dunkelblauen Farbe

des Zahlungsantrags werden die Datenfelder im unteren Bereich zur Bearbeitung aktiviert
wird zu einem abschließenden Zahlungsantrag erstmals ein Rechnungslegungsentwurf erstellt, so sind nach der Auswahl des Zahlungsantrages alle Datenfelder in diesem Bereich leer
handelt es sich hingegen um eine Bearbeitung eines bereits gespeicherten Rechnungslegungsentwurfs, wird dieser hier zur Änderung angezeigt
der Button „Abbrechen“ bricht bei Betätigung den Prozess ab
der Button "Beenden

der wird Button "Weiter

" wird erst aktiv, wenn eine Auswahl getroffen wurde
mit Klick auf den Button „Weiter“ oder alternativ per Doppelklick auf den markierten Zahlungsantrag wird die nächste Aktivität gewechselt
der Button „Abbrechen“ ist immer aktiv bricht den Prozess ab

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2. Aktivität:

Die Aktivität besteht aus 2 Teilbereichen.

im oberen Bereich „Zahlungsantrag/Rechnungslegung“ werden zu Informationszwecken die Daten zum ausgewählten Zahlungsantrag bzw. Rechnungslegung angezeigt
im Bereich „Auswahl der Finanzplanebene“ können verschiedene Parameter zur Berichtserzeugung eingestellt werden, die nachfolgend erläutert werden

beim Wechsel in die 2. Aktivität sind die Button Zurück, Abbrechen und Beenden aktiv
über den Button „Zurück“ erfolgt der Wechsel in vorherige Aktivität, um die Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung zu ändern
der Button „Abbrechen“ bricht den Prozess ab
über den Button „Beenden“ kann der Prozess ebenfalls beendet/ verlassen werden

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und alle Parameterangaben erfasst sind

Parametereinstellung und Dateneintragungen für die Erstellung sind:

Datenstichtag für die Rechnungslegung
Geschäftsjahr
In den Datenfeldern "Geschäftsjahr von:" und "Geschäftsjahr bis:" wird das Geschäftsjahr, für das der Rechnungslegungsentwurf bereitgestellt wird, vorgegeben.

Notizen zum Rechnungslegungsentwurf können optional eingegeben werden

(ohne Auswahl bzw. Eintragungen)
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(Auswahl eines letzten verbindlich abgesandten Zwischenzahlungsantrags)
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(Datenstichtag und Angaben zum Geschäftsjahr)
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(mit Auswahl eines letzten verbindlich abgesandten Zwischenzahlungsantrags sowie Angaben zur Rechnungslegung)
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Durch das Betätigen der Schaltfläche "Beenden" in der Aktivität des Prozesses erfolgt die Speicherung des Rechnungslegungsentwurfs.

Hierbei werden alle relevanten und zu berücksichtigenden Datensätze und Buchungsdatensätze generiert und gespeichert.

Datenspeicherung in folgenden Datenbanktabellen:

T_SFC
T_SFC_BUCHUNG
(T_RELE_ANL2_4, T_RELE_ANL3_5, T_RELE_ANL6, diese werden jedoch entfernt)

Hinweis

title	Hinweis

Wird ein bestehender Rechnungslegungsentwurf bearbeitet, dann erfolgt das Überschreiben des bisher bestehenden Rechnungslegungsentwurfes.

Ferner werden bei Datenänderung und Speicherung die SFC-Buchungsdaten für diesen Rechnungslegungsentwurf stets neu erzeugt und in die Datenbanktabelle T_SFC_BUCHUNG geschrieben.

Image Added

Besonderheiten:

Es gibt derzeit noch nicht umgesetzte Anpassungen für den efREporter4, insbesondere:

mit Neuanlage eines Rechnungslegungsentwurfes wird der letzte Zwischenzahlungsantrag des Geschäftsjahres automatisch als abschließender Zahlungsantrag (PAP-FIN) gekennzeichnet
die Befüllung der Tabelle T_SFC_VORHABEN für den abschließenden Zahlungsantrag bei der Generierung des Rechnungslegungsentwurfs
die Löschung der Datenbanktabellen T_RELE_ANL2_4, T_RELE_ANL3_5, T_RELE_ANL6

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Buchungen im Rechnungslegungsentwurf sperren/freigeben

Aufgabe des Prozesses: Buchungen für die Rechnungslegung sperren oder nach einer Sperre wieder freigeben

Zu einem Rechnungslegungsentwurf kann eine Buchung gesperrt werden. Damit geht die Buchung nicht in die Rechnungslegung ein.

Diese Sperre kann, solange die Rechnungslegung im Status „Entwurf“ ist, wieder rückgängig gemacht werden.

Die Sperre ist ein vorhabensbezogener Prozess, bei dem die zu sperrende oder freizugebende Buchung ausgewählt werden muss.

Vorbedingung: Eine Rechnungslegung im Status „Entwurf“ muss vorhanden sein.

Prozessaufruf:

über die sogenannte Prozesssicht → Einstieg erfolgt über die Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“ und den Prozess „Buchungen im Rechnungslegungsentwurf sperren / freigeben“.

Da die Sperre vorhabensbezogen vorgenommen werden muss, erfolgt nach der Auswahl des Prozesses die Auswahl des Antragstellenden, dem das Vorhaben zugeordnet ist. Danach muss das betroffene Vorhaben identifiziert werden, in dem die Buchung zu sperren ist.

über die sogenannte Vorhabenssicht → Einstieg erfolgt über das in der Vorhabenssuche gefundene und mit der linken Maustaste markierte Vorhaben sowie den mit der rechten Maustaste aufrufbaren Prozess „Buchungen im Rechnungslegungsentwurf sperren / freigeben“.

Der Prozess gliedert sich in folgende Aktivitäten:

"Buchungen / Buchungssätze sperren / freigeben"
"Gesamtübersicht der aktuell gesperrten Buchungen / Buchungssätze"

Image Added(Prozesssicht)

Image Added(Vorhabenssicht)

1. Aktivität: Buchungen / Buchungssätze sperren / freigeben

beinhaltet die im aktuellen Rechnungslegungsentwurf enthaltenen Buchungen / Buchungsdatensätze des ausgewählten Vorhabens

Sperren / Freigeben aller Buchungen / Buchungsdatensätze

oberhalb der Tabelle "Übersicht über alle im Rechnungslegungsentwurf enthaltenen Buchungen / Buchungsdatensätze" befindet sich ein Kontrollkästchen mit der Bezeichnung "Alle Buchungen / Buchungssätze zum Vorhaben sperren / freigeben"
wird dieses mit dem dazugehörigen Haken versehen, erfolgt die Sperre aller aufgelisteten Buchungen
das Entfernen des Hakens führt zur Freigabe aller aufgelisteten Buchungen

Sperren / Freigeben einzelner Buchungen / Buchungsdatensätze

innerhalb der Tabelle "Übersicht über alle im Rechnungslegungsentwurf enthaltenen Buchungen / Buchungsdatensätze" befindet sich in der Spalte "Buchung / Buchungssatz sperren" in jeder Zeile der aufgelisteten Buchungen ein Kontrollkästchen
wird eines dieser Kontrollkästchen mit einem Haken versehen, führt dies zur Sperre der ausgewählten Buchung
das Entfernen des Hakens führt zur Freigabe der ausgewählten Buchung
wird ein bzw. mehrere Haken gesetzt, werden die damit gesperrten Buchungen / Buchungsdatensätze in der Tabelle "Übersicht der gesperrten Buchungen / Buchungssätze" angezeigt
weiterhin wird in beiden Tabellen in der Spalte "Sperrwert" der Wert "J" für gesperrte Buchungen / Buchungsdatensätze angezeigt; nicht gesperrte Buchungen weisen den Wert "N" aus
der Button „Abbrechen“ bricht bei Betätigung den Prozess ab
über den Button „Weiter“ findet der Wechsel in die nächste Aktivität des Prozesses statt

Hinweis

title	Hinweis

Die in dieser Aktivität aufgelisteten Buchungen / Buchungsdatensätze weisen ausschließlich erstattungsrelevante Mittelgeber aus.

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2. Aktivität: Gesamtübersicht der aktuell gesperrten Buchungen / Buchungssätze

beinhaltet alle aktuell gesperrten Buchungen / Buchungsdatensätze des ausgewählten Vorhabens
die Buttons Zurück, Abbrechen und Beenden sind

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Hinweis

title	Hinweis

Der im Formular „Ausgabenbestätigung für den Zahlungsantrag an die Europäische Kommission“ für ein bestimmtes Geschäftsjahr ausgewiesene Betrag der Ausgaben wird aus technischen Gründen grundsätzlich mit negativem Vorzeichen dargestellt.

Wenn allerdings die Summe der Abzüge/Korrekturbuchungen höher als die Summe der Auszahlungen ist, ist der Betrag positiv.

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Anlage 1 zur Ausgabenbestätigung

Aufgabe des Prozesses:

Anzeige aller berücksichtigten Buchungen ohne gesperrte Buchungen und ohne nicht-erstattungsrelevante Mittelgeber zum gewählten Zahlungsantrag/ Rechnungslegung.

Hinweis

title	Hinweis

Derzeit enthalten sind die Zahlungsarten AZ und FK.

Bericht wird mit der Einführung weiterer Zahlungsarten erweitert (FB-AZ, FA, FB-FA und VFA).

Vorbedingung für den Prozess:

Zahlungsantrag/Rechnungslegung muss vorhanden sein.

Prozessaufruf:

Der Bericht "Ausgabenbestätigung" wird mit einem Doppelklick über den Prozess „Ausgabenbestätigung“ in der Prozessgruppe „EU-Berichte“ im efREporter4 aufgerufen.

Der Prozess „Ausgabenbestätigung“ besteht aus zwei Aktivitäten:

„Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung“
„Auswahl der Finanzplanebene“

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1. Aktivität:

beinhaltet die Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung
in der Tabelle werden Informationen zu allen im System vorhandenen Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen angezeigt (Daten der Auswahltabelle werden aus den Eintragungen in der Tabelle T_SFC entnommen)
die Auswahl erfolgt durch Klick auf den gewünschten Zahlungsantrag bzw. Rechnungslegung, durch die Auswahl erfolgt die Markierung/ Unterlegung mit einer dunkelblauen Farbe
der wird Button "Weiter" wird erst aktiv, wenn eine Auswahl getroffen wurde
mit Klick auf den Button „Weiter“ oder alternativ per Doppelklick auf den markierten Zahlungsantrag wird die nächste Aktivität gewechselt
der Button „Abbrechen“ ist immer aktiv bricht den Prozess ab

Image Removed

2. Aktivität:

Die Aktivität besteht aus 2 Teilbereichen.

im oberen Bereich „Zahlungsantrag/Rechnungslegung“ werden zu Informationszwecken die Daten zum ausgewählten Zahlungsantrag bzw. Rechnungslegung angezeigt
im Bereich „Auswahl der Finanzplanebene“ können verschiedene Parameter zur Berichtserzeugung eingestellt werden, die nachfolgend erläutert werden

beim Wechsel in die 2. Aktivität sind die Button Zurück, Abbrechen und Beenden

aktiv
über den Button „Zurück“ erfolgt der Wechsel in die vorherige Aktivität

, um die Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung zu ändern

zur Sperre der Buchungen
der Button „Abbrechen“ bricht bei Betätigung den Prozess ab
über den Button „Beenden“

kann der Prozess ebenfalls beendet/ verlassen werden

Image Removed

Berichtsausgabe:

Der Button Image Removed wird erst aktiv, wenn zur Auswahl der Finanzpanebene eine Auswahl getroffen wurde
Ausgabe erfolgt als PDF oder im Excel-Format
über den Button Image Removedwird der Bericht erzeugt und muss zunächst lokal gespeichert werden

Image Removed

Datenbankabfrage ZA (noch nicht verfügbar)

Anlage

Hinweise zur Umsetzung

Allgemein

erforderlich

Anlage 1

betrifft FI → erforderlich

Anlage 2

erstmal nicht erforderlich, wenn dann Lösung über individuelle Datenbankauswertungen (FlySpeed) lt. Workshop Zahlungsantrag I

Anlage 3

nicht erforderlich lt. Abstimmung Workshop Zahlungsantrag II

Anlage 4

nicht erforderlich lt. Abstimmung Workshop Zahlungsantrag II

Anlage 1:

findet die Sperre bzw. das Speichern des Prozesses statt

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Durch das Betätigen der Schaltfläche "Beenden" in der 2. Aktivität des Prozesses erfolgt die Speicherung der Buchungssperren.

Hierbei werden alle relevanten Buchungsdatensätze mit dem entsprechenden Sperrwert und einem automatisierten Memotext versehen.

Datenspeicherung in folgenden Datenbanktabellen:

T_SFC_BUCHUNG

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Besonderheiten:

Durch die Sperre einer Buchung kann eine technische Erweiterung der Sperre auf andere Buchungen / Buchungsdatensätze erfolgen, wenn sich diese auf die gesperrte Buchung beziehen. Dies ist die Funktion der automatischen Sperrerweiterung, ein entsprechender Sperrerweiterungshinweis mit den betroffenen Buchungen / Buchungsdatensätzen erscheint. Die von der automatischen Sperrerweiterung betroffenen Buchungen erhalten den Sperrwert "A".

Bei einer Neugenerierung des Rechnungslegungsentwurfs werden die zuvor enthaltenen Buchungsdaten mit den aktuellen Daten überschrieben. Dieses technische Verhalten hat den Effekt, dass alle durch den Nutzenden gesetzten Sperren gelöscht werden. Bei einer Neugenerierung des Rele-Entwurfs ist also zwingend eine Neusetzung aller gewünschten Sperren notwendig.

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Rechnungslegung auf gesendet setzen

Aufgabe des Prozesses: Statuswechsel der Rechnungslegung und Erfassung des Datums der Vorlage der Rechnungslegung

Beim Ausführen des Prozesses wird der erstellte Rechnungslegungsentwurf in den Status "Verbindlich abgesandt an KOM im SFC (Sent)" gesetzt, Damit wird der Bearbeitungsprozess der Rechnungslegung final abgeschlossen.

Hinweis

title	Hinweis

Der Prozess "Rechnungslegung auf gesendet setzen" entspricht noch dem Entwicklungsstand aus dem efREporter3, er kann jedoch zunächst weiter verwendet werden.

Vorbedingung: Eine Rechnungslegung im Status „Entwurf“ muss vorhanden sein.

Prozessaufruf: Einstieg erfolgt über die Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“ und den Prozess „Rechnungslegung auf gesendet setzen“.

Der Prozess besteht aus folgender Aktivität:

"Anzeige des Rechnungslegungsentwurfs"

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Aktivität: Anzeige des Rechnungslegungsentwurfs

beinhaltet die Anzeige zur Auswahl des Rechnungslegungsentwurfs, für den der Statuswechsel erfolgen soll
zukünftig ist in dieser Aktivität auch das Datenfeld "Datum der Vorlage der Rechnungslegung" einzutragen
der Button Abbrechen ist immer aktiv und bricht bei Betätigung den Prozess ab
der Button "Beenden" wird erst aktiv, wenn ein Rechnungslegungsentwurf durch Anklicken ausgewählt wurde und eine gültige Eingabe im Feld "Datum der Vorlage der Rechnungslegung" vorliegt

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Durch das Betätigen der Schaltfläche "Beenden" in der Aktivität des Prozesses erfolgt die Speicherung des Statuswechsels der Rechnungslegung und die Speicherung des "Datum der Vorlage der Rechnungslegung".

Datenspeicherung in folgenden Datenbanktabellen:

T_SFC

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Besonderheiten:

Es gibt derzeit noch nicht umgesetzte Anpassungen für den efREporter4, insbesondere:

die Erweiterung der Aktivität zur Eintragung des Datenfeldes "Datum der Vorlage der Rechnungslegung"

Bis zur Anpassung muss das "Datum der Vorlage der Rechnungslegung" nach Beenden des Prozesses per Skript eingespielt werden.

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Buchungen für ZA/RELE berücksichtigen (noch nicht verfügbar)

Aufgabe des Prozesses: Buchungen zu bewerten und für die Aufnahme in einen Zahlungsantragsentwurf oder einen Rechnungslegungsentwurf freizugeben.

Über diesen Prozess werden nur die Buchungen bzw. Zahlungsarten angezeigt, welche in der Datenbanktabelle „T_BEZ_AZ_BUCHUNG“ das „KZ_KORREKTUR“ „J“ ausweisen. Es gibt ferner keine Einschränkung bei den Projektstatus. Die Kennzeichnung von Buchungen bewirkt, dass diese Buchungen je nach Auswahl in Zahlungsantragsentwürfe (ZA) bzw. Rechnungslegungsentwürfe (RELE) einfließen oder zu den Akten (ZDA) gelegt werden.

Hinweis

title	Hinweis

Der Prozess steht noch nicht zur Verfügung, er befindet sich noch in der Konzeptionierung/Anpassung.

Prozessaufruf: Einstieg erfolgt über die Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“ und den Prozess „Buchungen für ZA / RELE berücksichtigen“.

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Hinweis

title	Hinweis

Der Prozess steht noch nicht zur Verfügung, er befindet sich noch in der Konzeptionierung/Anpassung.

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Hinweise

Alle administrativen Änderungen über den Prozess „Vorhaben bereinigen“, welche eine Berücksichtigung in Zahlungsanträgen oder Rechnungslegungen finden sollen, bedingen eine Neugenerierung des Zahlungsantragsentwurfes bzw. Rechnungslegungsentwurfes.

Solche Änderungen können sein:

Die administrative Änderung des Kennzeichens "Löst der "Finanzielle Abzug" eine zuvor erfasste "Vorläufige Feststellung (VF)" auf?" einer FA-Buchung nach der Generierung des Zahlungsantragsentwurfs

von "J" auf "N" → die Generierung soll erneut erfolgen, damit FA in den ZA aufgenommen wird
von "N" auf "J" → die Generierung soll erneut erfolgen, damit FA aus dem ZA rausgenommen wird

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Die administrative Änderung von Änderzeitmarken an Buchungen nach der Generierung des Zahlungsantragsentwurfs

Änderzeitmarke der Buchung wird auf ein Datum vor dem Datenstichtag gesetzt → die Generierung soll erneut erfolgen, damit die Buchung in den ZA aufgenommen wird
Änderzeitmarke der Buchung wird auf ein Datum nach dem Datenstichtag gesetzt → die Generierung soll erneut erfolgen, damit die Buchung aus dem ZA rausgenommen wird

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3. Zahlungsarten und ihre Berücksichtigung in Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen

Hinweis

title	Hinweis

Im folgenden Abschnitt werden zum Teil künstliche "Screenshots" aus Konzepten zum efREporter4 verwendet, die zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht umgesetzt sind.

Vorstellung Zahlungsarten für Zuschussvorhaben

Auszahlung (AZ)

- Erfassung durch Zwischengeschaltete Stelle (ZgSt) → Übermittlung per Schnittstelle möglich
- Zahlung an den Begünstigten
- keine Editierbarkeit durch ZgSt
- Änderzeitmarke = erstmaliges Speicherdatum → administrative Anpassung möglich

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Finanzieller Abzug (FA)

- Erfassung durch ZgSt → Übermittlung per Schnittstelle möglich
- Abzüge bzw. Herausnahmen aufgrund von Unregelmäßigkeiten (unabhängig von der OLAF-Meldepflicht), die durch den Begünstigten verursacht wurden (Verursacherprinzip)
- FA muss sich auf mindestens eine, kann sich aber auch auf mehrere Auszahlungen beziehen
- Über Auszahlungsbezug wird gleichzeitig der Bezug zum Geschäftsjahr hergestellt
- FA kann sich auf eine "Vorläufige Feststellung" (VF) beziehen
- Art. 103 Abs. 1
- Editierbarkeit durch ZgSt nur für Belegnotiz
- Änderzeitmarke = erstmaliges Speicherdatum → administrative Anpassung möglich

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Finanzielle Berichtigung (FB)

- Erfassung durch ZgSt → Übermittlung per Schnittstelle möglich
- FB kann sich immer nur auf eine AZ/FA beziehen, aber mehrere FB je AZ/FA möglich
- FB kann die ursprüngliche Buchung nicht erhöhen
- keine Editierbarkeit durch ZgSt
- Änderzeitmarke = erstmaliges Speicherdatum → administrative Anpassung möglich

auf eine "Auszahlung" (FB-AZ)

- Korrektur von Erfassungs- und Schreibfehlern, Umbuchungen, Korrekturen in Bezug auf vereinfachte Kostenoptionen, Kostenarten und Vergaben
- FB-AZ kann sich nicht auf eine "Vorläufige Feststellung" (VF) beziehen
- Kennzeichen, ob FB-AZ aus Prüfungen der EU-Prüfbehörde resultiert (Kennzeichen 77-Prüfung)

auf einen "Finanziellen Abzug" (FB-FA)

- Korrektur von Erfassungs- und Schreibfehlern, Umbuchungen → Ausnahme bildet notwendige Forderungsreduzierung z.B. nach erfolgreicher Klage → hier FB-FA
- die FB-FA übernimmt den Bezug zu einer "Vorläufigen Feststellung" und Kennzeichen 77-Prüfung von der zugrunde liegenden FA

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Finanzkorrektur (FK)

- Erfassung durch Verwaltungsbehörde → keine Übermittlung per Schnittstelle möglich
- Abzüge bzw. Herausnahmen aufgrund von Unregelmäßigkeiten (unabhängig von der OLAF-Meldepflicht), die nicht durch den Begünstigten verursacht wurden (Verursacherprinzip)
- Art. 103 Abs. 1
- Änderzeitmarke kann bei Erfassung festgelegt werden
- FK editierbar bis diese in abgesandten finalen/abschließenden Zahlungsantrag oder Rechnungslegung enthalten ist

ohne AZ-Bezug

- nicht AZ-bezogene oder vorhabensübergreifende Korrekturen
- Abbildung ggf. über virtuelle Vorhaben (Landesinitiative/Vorhabensklasse mit Code "99")

mit AZ-Bezug

- vorhabenskonkrete Korrekturen
- FK mit AZ-Bezug muss sich auf mindestens eine, kann sich aber auch auf mehrere Auszahlungen beziehen
- FK mit AZ-Bezug kann sich auf eine "Vorläufige Feststellung" (VF) beziehen → hier dürfen nur die AZ aus VF bedient werden
- FK mit VF-Bezug ist editierbar solange VF nicht aufgelöst ist

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Vorläufige Feststellung (VF)

- Erfassung durch Verwaltungsbehörde → keine Übermittlung per Schnittstelle möglich
- Bezieht sich immer auf konkrete Auszahlungen
- Abzug von Ausgaben, deren Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit Gegenstand einer laufenden Bewertung sind (Art. 98 Abs. 6 b)
- jede VF (auch vollständig bestätigte Fehler) wird immer durch eine VFA aufgelöst
- Änderzeitmarke kann bei Erfassung festgelegt werden
- VF editierbar bis diese in abgesandter Rechnungslegung enthalten ist

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Auflösung der "Vorläufigen Feststellung" (VFA)

- Erfassung durch Verwaltungsbehörde → keine Übermittlung per Schnittstelle möglich
- kein Auszahlungsbezug
- Buchung zur Auflösung der VF (ggf. Wiederaufnahme der über die VF in Abzug gebrachten Ausgaben gemäß Art. 96 Abs. 6 Satz 2)
- automatische Berechnung der VFA = VF - FA mit VF-Bezug (inkl. FB-FA) - FK mit VF-Bezug
- Änderzeitmarke kann bei Erfassung festgelegt werden
- VFA ist nicht editierbar

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Vorstellung Zahlungsarten für Finanzinstrumente

Auszahlung (AZ)

- Erfassung durch ZgSt/Verwaltungsbehörde → Übermittlung per Schnittstelle möglich
- Berücksichtigung im Zahlungsantrag
- keine Editierbarkeit durch ZgSt
- Änderzeitmarke = erstmaliges Speicherdatum → administrative Anpassung möglich

Vorschuss

- Abrechnung von höchstens 30 % des Programmbeitrages des jeweiligen Finanzinstruments im 1. Zahlungsantrag

kein Vorschuss = an Endempfänger gezahlte Programmbeiträge

- Erfassung der an Endempfänger gezahlte Programmbeiträge (kumuliert)

Verrechnung Vorschuss

- keine Abrechnung in Zahlungsantrag/Rechnungslegung (nur Berücksichtigung in den Anlagen)

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Finanzielle Berichtigung auf eine "Auszahlung" (FB-AZ)

- Erfassung durch ZgSt/Verwaltungsbehörde → Übermittlung per Schnittstelle möglich
- Berücksichtigung im Zahlungsantrag
- Änderzeitmarke = erstmaliges Speicherdatum
- Umsetzung muss noch abgestimmt werden
- Konzeptionierung noch nicht erfolgt

FI-BUCHUNG (FIB)

- Erfassung durch die fondsumsetzende Stelle → Übermittlung per Schnittstelle möglich
- Zahlungen an den Endempfänger
- keine direkte Berücksichtigung im Zahlungsantrag/Rechnungslegung
- Editierbarkeit durch fondsumsetzende Stelle nur für Buchungsnummer
- Änderzeitmarke = erstmaliges Speicherdatum → keine administrative Anpassung möglich

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Berücksichtigung der Zahlungsarten in Zahlungsantrag und Rechnungslegung / T_SFC_BUCHUNG → gegenüber der Kommission abgerechnete Zahlungen

Erläuterung der Berücksichtigung der Zahlungsarten und Vergabe/Auswirkungen von KZ_KORREKTUR anhand 24_09_04_Berücksichtigung_Zahlungsarten.xlsx

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4. Struktur der Datenbank

Zur Vorstellung der Datenbanktabellen, die in direktem Zusammenhang mit den Prozessen zur Erstellung und Bearbeitung von Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen stehen, werfen wir einen Blick auf die Vorhaben im efREporter und ihre "Erfassten Einzelzahlungen" bzw. Buchungen.

Vorhaben 1 - WSDL-Vorhaben mit der Vorhabens-ID / PROJEKT_ID "IB_WS_TESTZA00000004"

Hinweis

title	Hinweis

In der Liste der "Erfassten Einzelzahlungen" wird je Buchung auch das Vorhandensein der Buchung in einem bereits abgesandten Zahlungsantrag bzw. einem Rechnungslegungsentwurf notiert.

In Spalte 10 und 11 der Tabelle wird dazu das Datum "Geschäftsjahr bis:" eingetragen.

Hierbei findet der im Punkt 1 in der Datengenerierung aufgeführte Schritt "Abgrenzung von Rechnungslegungen (ACCOUNTS) und Ausschluss der nicht in der Rele gesperrten Buchungen" Anwendung.

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Vorhaben 2 - Client-Vorhaben mit der Vorhabens-ID / PROJEKT_ID "ST_21_27__0000000114"

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Vorhaben 3 - FI-Basisvorhaben mit der Vorhabens-ID / PROJEKT_ID "ST_21_27__0000000115"

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Datenbanktabelle T_BUCHUNG

beinhaltet diverse Informationen zu allen im efREporter4 gespeicherten Buchungen
dies sind z.B. buchungskonkrete Daten wie die Buchungs-ID und Buchungsnummer oder Datumsfelder wie das Buchungsdatum oder die vom System generierte "Änderzeitmarke", aber auch Kennzeichen und Datenfelder, die bestimmten Zahlungsarten zugeordnet werden und auch die Zahlungsart-ID selbst

Hinweis

title	Hinweis

Für die Eingrenzung der Buchungen mittels des im Zahlungsantrag angegebenen Datenstichtags wird das Datum der "Änderzeitmarke" aus T_BUCHUNG verwendet.

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Buchung 1 - Auszahlung aus Vorhaben 2 mit der Buchungsnummer "123" und der Buchungs-ID "ST_21_27__0000000172"

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Datenbanktabelle T_MG_BUCHUNG

beinhaltet die Mittelgeberaufteilung und deren Beträge aller im efREporter4 gespeicherten Buchungen

Hinweis

title	Hinweis

Die in dieser Datenbanktabelle gespeicherten Mittegeber können auch nicht erstattungsrelevante Mittelgeber sein.

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Datenbanktabelle T_BEZ_BUCHUNG → derzeit sind hier keine Beispiele im efREporter 4 zu finden, da der Umsetzungsstand der Zahlungsarten noch keine Zahlungsart mit einer Beziehung für die T_BEZ_BUCHUNG vorsieht

beinhaltet die Buchungs-ID der Primär- und der Sekundärbuchung

Beispiel: Bei Erfassung einer Finanziellen Berichtigung zu einer Auszahlung (FB-AZ) wird die Beziehung zur Auszahlung (AZ) in dieser Beziehungstabelle gespeichert. Hierbei wird die AZ als Primärbuchung mit der Buchungs-ID und die FB-AZ als Sekundärbuchung mit der Buchungs-ID gespeichert.

Buchung 2 - Finanzkorrektur mit AZ-Bezug aus Vorhaben 2 mit der Buchungsnummer "FK111" und der Buchungs-ID "ST_21_27__0000000175"

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Datenbanktabelle T_BEZ_AZ_BUCHUNG

beinhaltet die mittelgeberkonkrete AZ-Aufteilung und deren Beträge bestimmter im efREporter4 gespeicherter Buchungen

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Übersicht der Speicherung in den Beziehungstabellen und der Übermittlung über Webservice

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Datenbanktabelle T_SFC

beinhaltet diverse (Basis-)Informationen zu allen im efREporter4 gespeicherten Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen
dies sind z.B. die SFC-ID oder die bei Erstellung / Bearbeitung des Zahlungsantrags- oder Rechnungslegungsentwurf eingegebenen Datenfelder wie der "Datenstichtag", das "Geschäftsjahr von" oder "Geschäftsjahr bis" sowie die vom System hinzugefügten Datenfelder wie "Änderzeitmarke", "Änderbenutzer", aber auch Kennzeichen und IDs, die der näheren Klassifizierung des Zahlungsantrags- / Rechnungslegungsentwurfs dienen
SFC_ID "ST_21_27__0000000020" für oben ausgeführten Zahlungsantragsentwurf
SFC_ID "ST_21_27__00000000" für oben ausgeführten Rechnungslegungsentwurf

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Datenbanktabelle T_SFC_BUCHUNG

beinhaltet alle Buchungen bzw. Buchungsdatensätze, die über den Prozess "Zahlungsantragsentwurf bearbeiten" oder "Rechnungslegungsentwurf bearbeiten" als relevante Buchungen abgegrenzt bzw. nicht ausgeschlossen worden sind
die Buchungsdatensätze werden zum einen AZ-konkret und zum anderen mittelgeberkonkret mit den entsprechenden Beträgen ausgewiesen

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Datenbanktabelle T_SFC_DATENSTICHTAG

beinhaltet neben der maßgeblichen SFC-ID die dem Zahlungsantragsentwurf zugeordneten Finanzplanelemente und deren verschiedene Datenstichtage

Hinweis

title	Hinweis

In dieser Datenbanktabelle werden ausschließlich Datensätze gespeichert, wenn bei dem Prozess "Zahlungsantragsentwurf bearbeiten" in der "Auswahl der Finanzplanebenen" die Option der Eingabe verschiedener Datenstichtage je Finanzplanebene gewählt wurde.

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Datenbanktabelle T_SFC_VORHABEN

beinhaltet neben den Referenzen zu T_SFC und T_PROJEKT den Gesamtbetrag der im abschließenden Zahlungsantrag enthaltenen förderfähigen Ausgaben und dessen öffentlichen Anteil je Vorhaben
die Tabelle wird im Zuge der Rechnungslegung befüllt, da in diesem Zusammenhang das Merkmal "abschließender Zahlungsantrag" vergeben wird

Hinweis

title	Hinweis

Derzeit wird die Datenbanktabelle im efREporter 4 noch nicht mit Daten befüllt, da der Umsetzungsstand der Rechnungslegung dies noch nicht beinhaltet.

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Panel

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Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie) → Umsetzung vermutlich nicht erforderlich?!

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geplante Inhalte:

Umsetzung der Anforderungen gemäß Anhang ...

lt. Abstimmung Workshop Zahlungsantrag II

Generierung erfolgt als Excel-Datei
jede berichtsrelevante Anlage ist in einem eigenen Reiter darzustellen
Ausgabe der SFC-ID, für die der Bericht generiert wurde und Generierungsdatums ist für jede Anlage mit anzugeben
Sonderfall JTF: es ist jeweils ein separater Reiter erforderlich ohne Aufschlüsselung nach Regionenkategorie, der Reiter soll nur erzeugt werden, wenn es sich um einen Zahlungsantrag für das OP EFRE/JTF handelt (für OP ESF+ ist dieser Reiter nicht relevant und soll nicht erzeugt werden)

Anlage 2

A= Summe Beträge nicht gesperrter Buchungen (FA, FB-FA, FK) aus dem der Rele zugrunde liegenden Finalen Zahlungsantrag

B= Summe Beträge nicht gesperrter Buchungen (FA, FB-FA, FK) aus dem der Rele zugrunde liegenden Finalen Zahlungsantrag (nur öffentliche MG)

Aufteilung nach Prioritätsachse und Regionenkategorie (Sonderfall JTF: nur Aufteilung nach Prioritätsachsen)

Aufsplittung auf Geschäftsjahr anhand Prüfung, wann referenzierte AZ in finalen ZA abgerechnet wurde (über T_SFC_BUCHUNG.BUCHUNG_ID_AZ und T_SFC_BUCHUNG)

Bei FK ohne AZ-Bezug erfolgt keine Aufteilung auf das Geschäftsjahr

Davon infolge von Prüfungen korrigiert → Ableitung über T_BUCHUNG.KZ_77_PRUEFUNG = J

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Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie):

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5. Berichte im Zusammenhang mit Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen

In diesem Abschnitt erfolgt die Vorstellung von Berichten/Datenbankabfragen zum Thema Zahlungsantrag und Rechnungslegung.

Ausgabenbestätigung

Aufgabe des Prozesses: Kumulierte Anzeige der abrechnungsfähigen Gesamtausgaben der erstattungsrelevanten Mittelgeber pro ausgewählter Finanzplanebene zu den Buchungen zum gewählten Zahlungsantrag/ Rechnungslegung.

Die Kumulierung der getätigten Ausgaben erfolgt (nur) innerhalb eines Geschäftsjahres.

Hinweis

title	Hinweis

Der Bericht wird mit der Einführung weiterer Zahlungsarten erweitert.

Vorbedingung für den Prozess:

Zahlungsantrag/Rechnungslegung muss vorhanden sein.

Prozessaufruf:

Der Bericht "Ausgabenbestätigung" wird mit einem Doppelklick über den Prozess „Ausgabenbestätigung“ in der Prozessgruppe „EU-Berichte“ im efREporter4 aufgerufen.

Der Prozess „Ausgabenbestätigung“ besteht aus zwei Aktivitäten:

„Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung“
„Auswahl der Finanzplanebene“

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1. Aktivität:

Beinhaltet die Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung.
In der Tabelle werden Informationen zu allen im System vorhandenen Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen angezeigt. (Daten der Auswahltabelle werden aus den Eintragungen in der Tabelle T_SFC entnommen.)
Die Auswahl erfolgt durch Klick auf den gewünschten Zahlungsantrag bzw. Rechnungslegung. Durch die Auswahl erfolgt die Markierung/ Unterlegung mit einer dunkelblauen Farbe.
Der Button "Weiter" wird erst aktiv, wenn eine Auswahl getroffen wurde.
Mit Klick auf den Button „Weiter“ oder alternativ per Doppelklick auf den markierten Zahlungsantrag wird in die nächste Aktivität gewechselt.
Der Button „Abbrechen“ ist immer aktiv und bricht den Prozess ab.

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2. Aktivität:

Die Aktivität besteht aus 2 Teilbereichen.

Im oberen Bereich „Zahlungsantrag/Rechnungslegung“ werden zu Informationszwecken die Daten zum ausgewählten Zahlungsantrag bzw. Rechnungslegung angezeigt.
Im Bereich „Auswahl der Finanzplanebene“ können verschiedene Parameter zur Berichtserzeugung eingestellt werden, die nachfolgend erläutert werden.

Beim Wechsel in die 2. Aktivität sind die Buttons Zurück, Abbrechen und Beenden aktiv.
Über den Button „Zurück“ erfolgt der Wechsel in die vorherige Aktivität, um die Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung zu ändern.
Der Button „Abbrechen“ bricht den Prozess ab.
Über den Button „Beenden“ kann der Prozess ebenfalls beendet/ verlassen werden.

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Parametereinstellungen zur Berichtserzeugung:

Auswahl einer Finanzplanebene

Sofern die Berichtserzeugung für eine einzelne Finanzplanebene erfolgen soll, muss diese über die Finanzplanstruktur durch Anklicken ausgewählt werden.

Es kann nur genau eine Finanzplanebene ausgewählt werden und es muss sich um eine Primärebene handeln, d.h. die unterste Ebene in der Finanzplanstruktur, an der die Vorhaben inkl. Zahlungsdaten hängen.

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Auswahl aller Finanzplanebenen

Sofern die Berichterzeugung für alle Finanzplanelemente, die Bestandteil des gewählten Zahlungsantrages / der Rechnungslegung sind, erfolgen soll, muss die zugehörige Checkbox Image Added oberhalb der Finanzplanstruktur durch Anklicken ausgewählt werden.

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mit Ausweisung der Teilaktionskürzel

Sofern die Berichtserzeugung zur Finanzplanebene/zu den Finanzplanebenen mit einer Aufteilung auf einzelne Teilaktionskürzel erfolgen soll, muss die zugehörige Checkbox Image Added auf der rechten Seite der Maske durch Anklicken ausgewählt werden.

Image Added

Berichtsausgabe:

Der Button Image Added wird erst aktiv, wenn für die Finanzpanebene eine Auswahl getroffen wurde.
Die Ausgabe erfolgt nur als PDF.
Über den Button Image Addedwird der Bericht erzeugt, im Acrobat Reader angezeigt und kann gespeichert werden.

Image Added

erzeugter Bericht:

Die Daten des Berichtes werden aus T_SFC_BUCHUNG aus allen Buchungsdatensätzen zu dem jeweiligen Zahlungsantrag bzw. der Rechnungslegung und der zugehörigen Finanzplanebene (bzw. hier auch auf der Teilaktionsebene, sofern dies ausgewählt wurde) kumuliert.
Gesperrte Buchungsdatensätze, die in T_SFC_BUCHUNG, im Feld KZ _SPERRE den Wert „J“ oder "A" haben, bleiben dabei unberücksichtigt.
Es gibt ein einheitliches Formular für alle Bundesländer im efREporter4.

Hinweis

title	Hinweis

Der im Formular „Ausgabenbestätigung für den Zahlungsantrag an die Europäische Kommission“ für ein bestimmtes Geschäftsjahr ausgewiesene Betrag der Ausgaben wird aus technischen Gründen grundsätzlich mit negativem Vorzeichen dargestellt.

Wenn allerdings die Summe der Abzüge/Korrekturbuchungen höher als die Summe der Auszahlungen ist, ist der Betrag positiv.

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Anlage 1 zur Ausgabenbestätigung

Aufgabe des Prozesses:

Anzeige aller berücksichtigten Buchungen ohne gesperrte Buchungen und ohne nicht-erstattungsrelevante Mittelgeber pro ausgewählter Finanzplanebene zum gewählten Zahlungsantrag/ Rechnungslegung.

Hinweis

title	Hinweis

Der Bericht wird mit der Einführung weiterer Zahlungsarten erweitert.

Vorbedingung für den Prozess:

Zahlungsantrag/Rechnungslegung muss vorhanden sein.

Prozessaufruf:

Der Bericht "Ausgabenbestätigung" wird mit einem Doppelklick über den Prozess „Ausgabenbestätigung“ in der Prozessgruppe „EU-Berichte“ im efREporter4 aufgerufen.

Der Prozess „Ausgabenbestätigung“ besteht aus zwei Aktivitäten:

„Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung“
„Auswahl der Finanzplanebene“

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1. Aktivität:

Beinhaltet die Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung.
In der Tabelle werden Informationen zu allen im System vorhandenen Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen angezeigt. (Daten der Auswahltabelle werden aus den Eintragungen in der Tabelle T_SFC entnommen.)
Die Auswahl erfolgt durch Klick auf den gewünschten Zahlungsantrag bzw. Rechnungslegung. Durch die Auswahl erfolgt die Markierung/ Unterlegung mit einer dunkelblauen Farbe.
Der Button "Weiter" wird erst aktiv, wenn eine Auswahl getroffen wurde.
Mit Klick auf den Button „Weiter“ oder alternativ per Doppelklick auf den markierten Zahlungsantrag wird in die nächste Aktivität gewechselt.
Der Button „Abbrechen“ ist immer aktiv und bricht den Prozess ab.

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2. Aktivität:

Die Aktivität besteht aus 2 Teilbereichen.

Im oberen Bereich „Zahlungsantrag/Rechnungslegung“ werden zu Informationszwecken die Daten zum ausgewählten Zahlungsantrag bzw. Rechnungslegung angezeigt.
Im Bereich „Auswahl der Finanzplanebene“ können verschiedene Parameter zur Berichtserzeugung eingestellt werden, die nachfolgend erläutert werden.

Beim Wechsel in die 2. Aktivität sind die Buttons Zurück, Abbrechen und Beenden aktiv.
Über den Button „Zurück“ erfolgt der Wechsel in die vorherige Aktivität, um die Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung zu ändern.
Der Button „Abbrechen“ bricht den Prozess ab.
Über den Button „Beenden“ kann der Prozess ebenfalls beendet/ verlassen werden.

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Parametereinstellungen zur Berichtserzeugung:

Auswahl einer Finanzplanebene

Sofern die Berichtserzeugung für eine einzelne Finanzplanebene erfolgen soll, muss diese über die Finanzplanstruktur durch Anklicken ausgewählt werden.

Es kann nur genau eine Finanzplanebene ausgewählt werden und es muss sich um eine Primärebene handeln, d.h. die unterste Ebene in der Finanzplanstruktur, an der die Vorhaben inkl. Zahlungsdaten hängen.

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Auswahl aller Finanzplanebenen

Sofern die Berichterzeugung für alle Finanzplanelemente, die Bestandteil des gewählten Zahlungsantrages / der Rechnungslegung sind, erfolgen soll, muss die zugehörige Checkbox Image Added oberhalb der Finanzplanstruktur durch Anklicken ausgewählt werden.

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mit Ausweisung der Teilaktionskürzel

Sofern die Berichtserzeugung zur Finanzplanebene/zu den Finanzplanebenen mit einer Aufteilung auf einzelne Teilaktionskürzel erfolgen soll, muss die zugehörige Checkbox Image Added auf der rechten Seite der Maske durch Anklicken ausgewählt werden.

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Berichtsausgabe:

Der Button Image Added wird erst aktiv, wenn für die Finanzplanebene eine Auswahl getroffen wurde.
Die Ausgabe erfolgt als PDF oder im Excel-Format.

Bei Auswahl PDF:

Über den Button Image Addedwird der Bericht erzeugt, im Acrobat Reader angezeigt und kann anschließend gespeichert werden.

Bei Auswahl EXCEL:

Über den Button Image Addedwird der Bericht erzeugt und muss zunächst lokal gespeichert werden. Anschließend kann der gespeicherte Bericht mit Excel geöffnet und angezeigt werden.

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PDF:

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EXCEL:

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erzeugter Bericht:

Zur Berichtserzeugung werden alle Buchungsdatensätze zum ausgewählten Zahlungsantrag bzw. zur gewählten Rechnungslegung aus T_SFC_BUCHUNG herangezogen.
Gesperrte Buchungsdatensätze, die in T_SFC_BUCHUNG, im Feld KZ _SPERRE den Wert „J“ oder "A" haben, bleiben dabei unberücksichtigt.
Die Darstellung erfolgt mittelgeberkonkret (nur erstattungsrelevante Mittelgeber) pro Finanzplanebene (bzw. auch auf der Teilaktionsebene, sofern dies ausgewählt wurde).
Da für bestimmte Buchungen eine AZ-Betragsaufteilung erfolgt, wird die AZ-Beziehung mit abgebildet (für die Zahlungsarten FK mit AZ-Bezug, FA, FB auf FA).
Buchungsbeziehungen werden in der Spalte "Buchungs-ID, auf welche die Buchung referenziert" ebenfalls mit abgebildet. (Bei einer Buchung der Zahlungsart FB weist diese Spalte die Buchungs-ID der korrigierten Buchung aus. Bezieht sich die FB z. B. auf eine AZ, dann wird hier die Buchungs-ID dieser AZ angezeigt.)
Es werden nur Mittelgeber angezeigt, für die Beträge erfasst wurden.

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Datenbankabfrage ZA (noch nicht verfügbar)

geplante Inhalte:

Umsetzung der Anforderungen gemäß Anhang XXIII

Anlage	Hinweise zur Umsetzung
Allgemein	erforderlich
Anlage 1	betrifft FI → erforderlich
Anlage 2	erstmal nicht erforderlich, wenn dann Lösung über individuelle Datenbankauswertungen (FlySpeed) lt. Workshop Zahlungsantrag I
Anlage 3	nicht erforderlich lt. Abstimmung Workshop Zahlungsantrag II
Anlage 4	nicht erforderlich lt. Abstimmung Workshop Zahlungsantrag II

Generierung erfolgt als Excel-Datei
jede berichtsrelevante Anlage ist in einem eigenen Reiter darzustellen
Ausgabe der SFC-ID, für die der Bericht generiert wurde und Generierungsdatums ist für jede Anlage mit anzugeben
Sonderfall JTF: es ist jeweils ein separater Reiter erforderlich ohne Aufschlüsselung nach Regionenkategorie, der Reiter soll nur erzeugt werden, wenn es sich um einen Zahlungsantrag für das OP EFRE/JTF handelt (für OP ESF+ ist dieser Reiter nicht relevant und soll nicht erzeugt werden)
buchungskonkrete Zusatzinformationen unterhalb der Tabellen zu den kumulierten Daten

Hinweis

title	Hinweis

Zur konkreten Umsetzung der Datenbankabfrage ZA (insbesondere zu den buchungskonkreten Zusatzinformationen) sind zum aktuellen Zeitpunkt weitere Abstimmungen und die Konzeptionierung notwendig.

Allgemein ZA:

Umsetzung gemäß Muster aus Anhang XXIII

Aufteilung nach Prioritätsachsen und nach Regionenkategorien (Sonderfall JTF: Aufteilung nur nach Prioritätsachsen)

View file

name	24_11_12_Entwurf_Datenbankabfragen_ZA.xlsx
height	250

(Allgemein)

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(Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie))

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Anlage 1:

Umsetzung gemäß Muster aus Anhang XXIII

Aufteilung nach Prioritätsachsen und nach Regionenkategorien (Sonderfall JTF: nur Aufteilung nach Prioritätsachsen, sofern erforderlich)

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(Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie)) Image Added

Prozessaufruf:

Die Datenbankabfrage ZA wird mit einem Doppelklick über den Prozess „Datenbankabfragen ZA/Rele“ in der Prozessgruppe „Sonstige Berichte“ im efREporter4 aufgerufen.

Der Prozess „Ausgabenbestätigung“ besteht aus zwei Aktivitäten:

„Zahlungsanträge und Rechnungslegungen auswählen“
„Datenbankabfrage ausführen“

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1. Aktivität:

wird noch ergänzt, wenn Datenbankabfrage zur Verfügung steht

2. Aktivität:

wird noch ergänzt, wenn Datenbankabfrage zur Verfügung steht

Parametereinstellungen zur Erzeugung:

wird noch ergänzt, wenn Datenbankabfrage zur Verfügung steht

Berichtsausgabe:

wird noch ergänzt, wenn Datenbankabfrage zur Verfügung steht

erzeugter Bericht:

wird noch ergänzt, wenn Datenbankabfrage zur Verfügung steht

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Datenbankabfrage Rele (noch nicht verfügbar)

geplante Inhalte:

Umsetzung der Anforderungen gemäß Anhang XXIV

lt. Abstimmung Workshop Zahlungsantrag II

Anlage	Hinweise zur Umsetzung
Anlage 1	Umsetzung erforderlich
Anlage 2	Umsetzung erforderlich
Anlage 3	Umsetzung erforderlich
Anlage 4	Umsetzung erforderlich
Anlage 5	vermutlich nicht zutreffend, zunächst keine Berücksichtigung/Umsetzung
Anlage 6	nicht zutreffend/keine Umsetzung
Anlage 7	nicht zutreffend/keine Umsetzung

Generierung erfolgt als Excel-Datei
jede berichtsrelevante Anlage ist in einem eigenen Reiter darzustellen
Ausgabe der SFC-ID, für die der Bericht generiert wurde und Generierungsdatums ist für jede Anlage mit anzugeben
Sonderfall JTF: es ist jeweils ein separater Reiter erforderlich ohne Aufschlüsselung nach Regionenkategorie, der Reiter soll nur erzeugt werden, wenn es sich um einen Zahlungsantrag für das OP EFRE/JTF handelt (für OP ESF+ ist dieser Reiter nicht relevant und soll nicht erzeugt werden)
buchungskonkrete Zusatzinformationen unterhalb der Tabellen zu den kumulierten Daten

Hinweis

title	Hinweis

Zur konkreten Umsetzung der Datenbankabfrage Rele (insbesondere zu den buchungskonkreten Zusatzinformationen) sind zum aktuellen Zeitpunkt weitere Abstimmungen und die Konzeptionierung notwendig.

Anlage 1:

Umsetzung gemäß Muster aus Anhang XXIV

Aufteilung nach Prioritätsachsen und nach Regionenkategorien (Sonderfall JTF: nur Aufteilung nach Prioritätsachsen)

View file

name	24_11_12_Entwurf_Datenbankabfragen_RELE.xlsx
height	250

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Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie): Image Added

Anlage 2:

Umsetzung gemäß Muster aus Anhang XXIV

Aufteilung nach Prioritätsachsen und nach Regionenkategorien (Sonderfall JTF: nur Aufteilung nach Prioritätsachsen)

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(Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie))

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Anlage 3:

Umsetzung gemäß Muster aus Anhang XXIV

Aufteilung nach Prioritätsachsen und nach Regionenkategorien (Sonderfall JTF: nur Aufteilung nach Prioritätsachsen, sofern erforderlich)

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(Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie))

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Anlage 4:

Umsetzung gemäß Muster aus Anhang XXIV

Aufteilung nach Prioritätsachsen und nach Regionenkategorien (Sonderfall JTF: nur Aufteilung nach Prioritätsachsen)

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(Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie))

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Prozessaufruf:

Die Datenbankabfrage ZA wird mit einem Doppelklick über den Prozess „Datenbankabfragen ZA/Rele“ in der Prozessgruppe „Sonstige Berichte“ im efREporter4 aufgerufen.

Der Prozess „Ausgabenbestätigung“ besteht aus zwei Aktivitäten:

„Zahlungsanträge und Rechnungslegungen auswählen“
„Datenbankabfrage ausführen“

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1. Aktivität:

wird noch ergänzt, wenn Datenbankabfrage zur Verfügung steht

2. Aktivität:

wird noch ergänzt, wenn Datenbankabfrage zur Verfügung steht

Parametereinstellungen zur Erzeugung:

wird noch ergänzt, wenn Datenbankabfrage zur Verfügung steht

Berichtsausgabe:

wird noch ergänzt, wenn Datenbankabfrage zur Verfügung steht

erzeugter Bericht:

wird noch ergänzt, wenn Datenbankabfrage zur Verfügung steht

Datenbankabfrage Rele (noch nicht verfügbar)

Anlage

Hinweise zur Umsetzung

Anlage 1

Umsetzung erforderlich

Anlage 2

Umsetzung erforderlich

Anlage 3

Umsetzung erforderlich

Anlage 4

Umsetzung erforderlich

Anlage 5

vermutlich nicht zutreffend, zunächst keine Berücksichtigung/Umsetzung

Anlage 6

nicht zutreffend/keine Umsetzung

Anlage 7

nicht zutreffend/keine Umsetzung

Visualisierung und Screenshots

Anlage 1:

A = Summe Beträge nicht gesperrter Buchungen aus T_SFC_BUCHUNG

B = voraussichtlich automatische Berechnung im SFC

C = Summe Beträge nicht gesperrter Buchungen aus T_SFC_BUCHUNG (nur öffentliche MG)

Aufteilung nach Prioritätsachsen und nach Regionenkategorie (Sonderfall JTF: nur Aufteilung nach Prioritätsachsen)

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Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie): Image Removed

Anlage 3

Anlage 4

Prozessaufruf:

Die Datenbankabfrage ZA wird mit einem Doppelklick über den Prozess „Datenbankabfragen ZA/Rele“ in der Prozessgruppe „Sonstige Berichte“ im efREporter4 aufgerufen.

Der Prozess „Ausgabenbestätigung“ besteht aus zwei Aktivitäten:

„Zahlungsanträge und Rechnungslegungen auswählen“
„Datenbankabfrage ausführen“

1. Aktivität:

wird noch ergänzt, wenn Datenbankabfrage zur Verfügung steht

2. Aktivität:

wird noch ergänzt, wenn Datenbankabfrage zur Verfügung steht

Parametereinstellungen zur Erzeugung:

wird noch ergänzt, wenn Datenbankabfrage zur Verfügung steht

Berichtsausgabe:

wird noch ergänzt, wenn Datenbankabfrage zur Verfügung steht

erzeugter Bericht:

wird noch ergänzt, wenn Datenbankabfrage zur Verfügung steht

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Seitenhierarchie

Seitenhistorie

Versionen im Vergleich

Alte Version 65

Neue Version Aktuell

Schlüssel

1. Verfahren und Datengenerierung bei der Erstellung von Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen

2. Prozesse zur Erstellung und Bearbeitung von Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen

2. Prozesse zur Erstellung und Bearbeitung von Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen

Zahlungsantragsentwurf bearbeiten

Buchungen im Zahlungsantragsentwurf sperren/freigeben

Buchungen im Zahlungsantragsentwurf sperren/freigeben

Rechnungslegungsentwurf bearbeiten

Buchungen im Rechnungslegungsentwurf sperren/freigeben

Rechnungslegung auf gesendet setzen

Buchungen für den ZA/RELE berücksichtigen

Hinweise

3. Zahlungsarten und ihre Berücksichtigung in Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen

Vorstellung Zahlungsarten

Zahlungsantrag auf gesendet setzen

Rechnungslegungsentwurf bearbeiten

Berücksichtigung der Zahlungsarten in ZA/Rele

4. Struktur der Datenbank

5. Berichte im Zusammenhang mit Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen

Ausgabenbestätigung

Buchungen im Rechnungslegungsentwurf sperren/freigeben

Anlage 1 zur Ausgabenbestätigung

Datenbankabfrage ZA (noch nicht verfügbar)

Rechnungslegung auf gesendet setzen

Buchungen für ZA/RELE berücksichtigen (noch nicht verfügbar)

Hinweise

3. Zahlungsarten und ihre Berücksichtigung in Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen

Vorstellung Zahlungsarten für Zuschussvorhaben

Vorstellung Zahlungsarten für Finanzinstrumente

Berücksichtigung der Zahlungsarten in Zahlungsantrag und Rechnungslegung / T_SFC_BUCHUNG → gegenüber der Kommission abgerechnete Zahlungen

4. Struktur der Datenbank

5. Berichte im Zusammenhang mit Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen

Ausgabenbestätigung

Anlage 1 zur Ausgabenbestätigung

Datenbankabfrage ZA (noch nicht verfügbar)

Datenbankabfrage Rele (noch nicht verfügbar)

Datenbankabfrage Rele (noch nicht verfügbar)