Verfahrensanpassung

Das Verfahren für die Erstellung von Zahlungsanträgen (ZA) und Rechnungslegungen (Rele) im efREporter4 entspricht in großen Teilen demselben Verfahren im efREporter3. Dabei ist die grundlegende Änderung, dass bei der Generierung des Rechnungslegungsentwurfs für ein beliebiges Geschäftsjahr automatisch der letzte gesendete Zwischenzahlungsantrag desselben Geschäftsjahres als abschließender Zahlungsantrag (PAP-FIN) gekennzeichnet wird.

Diese Veränderung ist unter anderem mit folgenden Anpassungen verbunden:

• Für den Ausschluss bereits abgerechneter Buchungen in nachfolgenden Zahlungsanträgen wird bereits der Rechnungslegungsentwurf (nicht erst die gesendete Rele) herangezogen.
• Zahlungsanträge für Folgejahre können erst angelegt werden, sobald für das jeweilige Vorjahr eine Rele generiert wurde.
• Erfolgt eine Neugenerierung des Rele-Entwurfs, so muss ein darauf folgender ZA ebenfalls neu generiert werden.

Datengenerierung

Die Datengenerierung für Zahlungsanträge (ZA) und Rechnungslegungen (Rele) im efREporter4 folgt einem Filterprinzip. Dabei werden zunächst alle an Vorhaben erfassten Buchungen gesammelt. Aus dieser Gesamtheit werden dann anhand von verschiedenen Kriterien die nicht für den ZA oder die Rele relevanten Buchungen aussortiert.

Alle Prozesse zur Erstellung und Bearbeitung von Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen befinden sich im efREporter4 in der Prozesssicht innerhalb der Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“.

Aufgabe des Prozesses: Anlegen, Bearbeiten bzw. Ändern eines (neuen) Zahlungsantragsentwurfes

Beim Ausführen des Prozesses wird zu einem OP ein Zahlungsantrag im Status „Entwurf“ angelegt, Der Entwurf kann bearbeitet bzw. geändert werden, indem der Prozess erneut ausgeführt wird.

Prozessaufruf: Einstieg erfolgt über die Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“ und den Prozess „Zahlungsantragsentwurf bearbeiten“.

Der Prozess gliedert sich in folgende Aktivitäten:

• "Auswahl des Finanzplanes"
• "Anzeige des Zahlungsantragsentwurfs"
• "Zahlungsantragsentwurf bearbeiten"

1. Aktivität: Auswahl des Finanzplanes

• beinhaltet die Auswahl des Finanzplans für den der Zahlungsantragsentwurf erstellt bzw. bearbeitet werden soll
• die Auswahl erfolgt durch Klick auf den gewünschten Finanzplan, wodurch der gewählte Finanzplan mit dunkelblauer Farbe unterlegt wird
• der Button "Weiter" wird erst aktiv, wenn eine Auswahl getroffen wurde
• der Button „Abbrechen“ ist immer aktiv und bricht bei Betätigung den Prozess ab
• mit Klick auf den Button „Weiter“ oder alternativ per Doppelklick auf den markierten Zahlungsantrag wird in die nächste Aktivität gewechselt

2. Aktivität: Anzeige des Zahlungsantragsentwurfs

• beinhaltet bei Neuanlage eines Zahlungsantragsentwurfes keine Daten
• soll mit Ausführen des Prozesses ein Zahlungsantragsentwurf bearbeitet werden, wird dieser hier zur Änderung angezeigt
• die Buttons Zurück, Abbrechen und Weiter sind aktiv
• über den Button „Zurück“ erfolgt der Wechsel in die vorherige Aktivität zur Auswahl des Finanzplans

• der Button „Abbrechen“ bricht bei Betätigung den Prozess ab

• über den Button „Weiter“ findet der Wechsel in die nächste Aktivität des Prozesses statt

(Neuanlage)

(Änderung)

3. Aktivität: Zahlungsantragsentwurf bearbeiten

• beinhaltet die Parameterangaben zum Zahlungsantragsentwurf
• die Button Zurück und Abbrechen sind aktiv
• über den Button „Zurück“ erfolgt der Wechsel in die vorherige Aktivität zur Anzeige des Zahlungsantragsentwurfs
• der Button „Abbrechen“ bricht bei Betätigung den Prozess ab
• der Button "Beenden" wird erst aktiv, wenn alle Parameterangaben erfasst und mindestens eine Finanzplanebene ausgewählt wurde

Parametereinstellung und Dateneintragungen für die Erstellung sind:

• Auswahl der Finanzplanebenen
  Es besteht die Möglichkeit der Auswahl einzelner Finanzplanebenen (Auswahl mit Halten der STRG-Taste und Klick auf die FPE), aller Finanzplanebenen und der Eingabe verschiedener Datenstichtage je Finanzplanebene.

• Datenstichtag des Zahlungsantragsentwurfs
• Geschäftsjahr
  In den Datenfeldern "Geschäftsjahr von:" und "Geschäftsjahr bis:" wird das Geschäftsjahr, für den der Zahlungsantragsentwurf bereitgestellt wird, vorgegeben.

• Notizen zum Zahlungsantragsentwurf können optional eingegeben werden.

(ohne Eintragungen)

(Auswahl einzelner Finanzplanebenen)

(Datenstichtag und Angaben zum Geschäftsjahr)

(mit Angaben zum Geschäftsjahr sowie verschiedenen Datenstichtagen pro Finanzplanebene)

(mit Datenstichtag und Angaben zum Geschäftsjahr sowie Auswahl aller Finanzplanebenen)

Durch das Betätigen der Schaltfläche "Beenden" in der 3. Aktivität des Prozesses erfolgt die Speicherung des Zahlungsantragsentwurfes.

Hierbei werden alle relevanten und zu berücksichtigenden Datensätze und Buchungsdatensätze generiert und gespeichert.

Datenspeicherung in folgenden Datenbanktabellen:

• T_SFC
• T_SFC_BUCHUNG (beinhaltet derzeit ausschließlich die Zahlungsarten Auszahlung (AZ) und Finanzielle Berichtigung zu einer Auszahlung (FB-AZ))
• T_SFC_DATENSTICHTAG (nur bei verschiedenen Datenstichtagen pro Finanzplanebene)

Besonderheiten:

Je Finanzplan kann zu jedem Zahlungsantrag nur ein Entwurf existieren. Soll ein neuer ZA erstellt werden, muss der vorherige ZA „abgesandt“ sein.

Es erfolgt eine Kumulation der Zahlungsanträge innerhalb eines Geschäftsjahres.

Aufgabe des Prozesses: Buchungen für den Zahlungsantrag sperren oder nach einer Sperre wieder freigeben

Zu einem Zahlungsantragsentwurf kann eine Buchung gesperrt werden. Damit geht die Buchung nicht in die Berechnung der Höhe des Zahlungsantrags ein.

Diese Sperre kann, solange der Zahlungsantrag im Status „Entwurf“ ist, wieder rückgängig gemacht werden.

Die Sperre ist ein vorhabensbezogener Prozess bei dem die zu sperrende oder freizugebende Buchung ausgewählt werden muss.

Anwendungsfälle sind z. B.:

• eingeschränkte Ausgabenbestätigung der ZgSt
• Hinweise der EU-PB EFRE/ESF auf aus Prüfersicht problematische Vorhaben

Vorbedingung: Ein Zahlungsantrag im Status „Entwurf“ muss vorhanden sein.

Prozessaufruf:

über die sogenannte Prozesssicht → Einstieg erfolgt über die Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“ und den Prozess „Buchungen im Zahlungsantragsentwurf sperren / freigeben“.

Da die Sperre vorhabensbezogen vorgenommen werden muss, erfolgt nach der Auswahl des Prozesses die Auswahl des Antragstellenden, dem das Vorhaben zugeordnet ist. Danach muss das betroffene Vorhaben identifiziert werden, in dem die Buchung zu sperren ist.

über die sogenannte Vorhabenssicht → Einstieg erfolgt über das in der Vorhabenssuche gefundene und mit der linken Maustaste markierte Vorhaben sowie den mit der rechten Maustaste aufrufbaren Prozess „Buchungen im Zahlungsantragsentwurf sperren / freigeben“.

Der Prozess gliedert sich in folgende Aktivitäten:

• "Buchungen / Buchungssätze sperren / freigeben"
• "Gesamtübersicht der aktuell gesperrten Buchungen / Buchungssätze"

(Prozesssicht)

(Vorhabenssicht)

1. Aktivität: Buchungen / Buchungssätze sperren / freigeben

• beinhaltet die im aktuellen Zahlungsantragsentwurf enthaltenen Buchungen / Buchungsdatensätze des ausgewählten Vorhabens

Sperren / Freigeben aller Buchungen / Buchungsdatensätze

• oberhalb der Tabelle "Übersicht über alle im Zahlungsantragsentwurf enthaltenen Buchungen / Buchungsdatensätze" befindet sich ein Kontrollkästchen mit der Bezeichnung "Alle Buchungen / Buchungssätze zum Vorhaben sperren / freigeben"
• wird dieses mit dem dazugehörigen Haken versehen, erfolgt die Sperre aller aufgelisteten Buchungen
• das Entfernen des Hakens führt zur Freigabe aller aufgelisteten Buchungen

Sperren / Freigeben einzelner Buchungen / Buchungsdatensätze

• innerhalb der Tabelle "Übersicht über alle im Zahlungsantragsentwurf enthaltenen Buchungen / Buchungsdatensätze" befindet sich in der Spalte "Buchung / Buchungssatz sperren" in jeder Zeile der aufgelisteten Buchungen ein Kontrollkästchen
• wird eines dieser Kontrollkästchen mit einem Haken versehen, führt dies zur Sperre der ausgewählten Buchung
• das Entfernen des Hakens führt zur Freigabe der ausgewählten Buchung
• wird ein bzw. mehrere Haken gesetzt, werden die damit gesperrten Buchungen / Buchungsdatensätze in der Tabelle "Übersicht der gesperrten Buchungen / Buchungssätze" angezeigt
• weiterhin wird in beiden Tabellen in der Spalte "Sperrwert" der Wert "J" für gesperrte Buchungen / Buchungsdatensätze angezeigt; nicht gesperrte Buchungen weisen den Wert "N" aus

• der Button „Abbrechen“ bricht bei Betätigung den Prozess ab

• über den Button „Weiter“ findet der Wechsel in die nächste Aktivität des Prozesses statt

2. Aktivität: Gesamtübersicht der aktuell gesperrten Buchungen / Buchungssätze

• beinhaltet alle aktuell gesperrten Buchungen / Buchungsdatensätze des ausgewählten Vorhabens
• die Buttons Zurück, Abbrechen und Beenden sind aktiv
• über den Button „Zurück“ erfolgt der Wechsel in die vorherige Aktivität zur Sperre der Buchungen

• der Button „Abbrechen“ bricht bei Betätigung den Prozess ab

• über den Button „Beenden“ findet die Sperre bzw. das Speichern des Prozesses statt

Durch das Betätigen der Schaltfläche "Beenden" in der 2. Aktivität des Prozesses erfolgt die Speicherung der Buchungssperren.

Hierbei werden alle relevanten Buchungsdatensätze mit dem entsprechenden Sperrwert und einem automatisierten Memotext versehen.

Datenspeicherung in folgenden Datenbanktabellen:

• T_SFC_BUCHUNG

Besonderheiten:

Durch die Sperre einer Buchung kann eine technische Erweiterung der Sperre auf andere Buchungen / Buchungsdatensätze erfolgen, wenn sich diese auf die gesperrte Buchung beziehen. Dies ist die Funktion der automatischen Sperrerweiterung, ein entsprechender Sperrerweiterungshinweis mit den betroffenen Buchungen / Buchungsdatensätzen erscheint. Die von der automatischen Sperrerweiterung betroffenen Buchungen erhalten den Sperrwert "A".

Bei einer Neugenerierung des Zahlungsantragsentwurfs werden die zuvor enthaltenen Buchungsdaten mit den aktuellen Daten überschrieben. Dieses technische Verhalten hat den Effekt, dass alle durch den Nutzenden gesetzten Sperren gelöscht werden. Bei einer Neugenerierung des ZA-Entwurfs ist also zwingend eine Neusetzung aller gewünschten Sperren notwendig.

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Beim Ausführen des Prozesses wird der zu einem OP erstellte Zahlungsantragsentwurf in den Status "Verbindlich abgesandt an KOM im SFC (Sent)" gesetzt, Damit verbunden ist eine technische Unterbindung von Änderungen an diesem Zahlungsantrag.

Aufgabe des Prozesses: Erstellen bzw. Bearbeiten eines Rechnungslegungsentwurfes für einen abschließenden (finalen) Zahlungsantrag

Beim Ausführen des Prozesses wird zu einem abschließenden Zahlungsantrag eine Rechnungslegung im Status „Entwurf“ angelegt. Der Entwurf kann bearbeitet werden, indem der Prozess erneut ausgeführt wird.

Vorbedingung:  Ein abschließender (finaler) Zahlungsantrag im Status „verbindlich abgesandt“ muss vorhanden sein. 

Prozessaufruf: Einstieg erfolgt über die Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“ und den Prozess „Rechnungslegungsentwurf bearbeiten“.

Der Prozess besteht aus einer Aktivität:

• "Auswahl des finalen Zahlungsantrags eines Geschäftsjahres für den die Rechnungslegung erstellt wird"

Aktivität: Auswahl des finalen Zahlungsantrags eines Geschäftsjahres für den die Rechnungslegung erstellt wird

• beinhaltet die Auswahl der abschließenden Zahlungsanträge eines Geschäftsjahres je Finanzplan und die Parameterangaben zum Rechnungslegungsentwurf

Bereich "Auswahl des finalen Zahlungsantrags eines Geschäftsjahres für den die Rechnungslegung erstellt wird"

• aus der Liste dieser potenziellen „abschließenden Zahlungsanträge“ ist ein Zahlungsantrag per Mausklick auszuwählen
• die Auswahl erfolgt durch Klick auf den gewünschten Zahlungsantrag, wodurch der gewählte Zahlungsantrag mit dunkelblauer Farbe unterlegt wird

Bereich "Angaben zur Rechnungslegung“

• durch die Auswahl des Zahlungsantrags werden die Datenfelder im unteren Bereich zur Bearbeitung aktiviert
• wird zu einem abschließenden Zahlungsantrag erstmals ein Rechnungslegungsentwurf erstellt, so sind nach der Auswahl des  Zahlungsantrages alle Datenfelder in diesem Bereich leer
• handelt es sich hingegen um eine Bearbeitung eines bereits gespeicherten  Rechnungslegungsentwurfs, wird dieser hier zur Änderung angezeigt
• der Button „Abbrechen“ bricht bei Betätigung den Prozess ab
• der Button "Beenden" wird erst aktiv, wenn eine Auswahl getroffen wurde und alle Parameterangaben erfasst sind

Parametereinstellung und Dateneintragungen für die Erstellung sind:

• Datenstichtag für die Rechnungslegung
• Geschäftsjahr
  In den Datenfeldern "Geschäftsjahr von:" und "Geschäftsjahr bis:" wird das Geschäftsjahr, für das der Rechnungslegungsentwurf bereitgestellt wird, vorgegeben.

• Notizen zum Rechnungslegungsentwurf können optional eingegeben werden

(ohne Auswahl bzw. Eintragungen)

(Auswahl eines letzten verbindlich abgesandten Zwischenzahlungsantrags)

(Datenstichtag und Angaben zum Geschäftsjahr)

(mit Auswahl eines letzten verbindlich abgesandten Zwischenzahlungsantrags sowie Angaben zur Rechnungslegung)

Durch das Betätigen der Schaltfläche "Beenden" in der Aktivität des Prozesses erfolgt die Speicherung des Rechnungslegungsentwurfs.

Hierbei werden alle relevanten und zu berücksichtigenden Datensätze und Buchungsdatensätze generiert und gespeichert.

Datenspeicherung in folgenden Datenbanktabellen:

• T_SFC
• T_SFC_BUCHUNG
• (T_RELE_ANL2_4, T_RELE_ANL3_5, T_RELE_ANL6, diese werden jedoch entfernt)

Besonderheiten:

Es gibt derzeit noch nicht umgesetzte Anpassungen für den efREporter4, insbesondere: 

• mit Neuanlage eines Rechnungslegungsentwurfes wird der letzte Zwischenzahlungsantrag des Geschäftsjahres automatisch als abschließender Zahlungsantrag (PAP-FIN) gekennzeichnet
• die Befüllung der Tabelle T_SFC_VORHABEN für den abschließenden Zahlungsantrag bei der Generierung des Rechnungslegungsentwurfs
• die Löschung der Datenbanktabellen T_RELE_ANL2_4, T_RELE_ANL3_5, T_RELE_ANL6

Aufgabe des Prozesses: Buchungen für die Rechnungslegung sperren oder nach einer Sperre wieder freigeben

Vorbedingung: Eine Rechnungslegung im Status „Entwurf“ muss vorhanden sein.

Prozessaufruf:

über die sogenannte Prozesssicht → Einstieg erfolgt über die Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“ und den Prozess „Buchungen im Rechnungslegungsentwurf sperren / freigeben“.

Da die Sperre vorhabensbezogen vorgenommen werden muss, erfolgt nach der Auswahl des Prozesses die Auswahl des Antragstellenden, dem das Vorhaben zugeordnet ist. Danach muss das betroffene Vorhaben identifiziert werden, in dem die Buchung zu sperren ist.

über die sogenannte Vorhabenssicht → Einstieg erfolgt über das in der Vorhabenssuche gefundene und mit der linken Maustaste markierte Vorhaben sowie den mit der rechten Maustaste aufrufbaren Prozess „Buchungen im Rechnungslegungsentwurf sperren / freigeben“.

Der Prozess gliedert sich in folgende Aktivitäten:

• "Buchungen / Buchungssätze sperren / freigeben"
• "Gesamtübersicht der aktuell gesperrten Buchungen / Buchungssätze"

(Prozesssicht)

(Vorhabenssicht)

1. Aktivität: Buchungen / Buchungssätze sperren / freigeben

• beinhaltet die im aktuellen Rechnungslegungsentwurf enthaltenen Buchungen / Buchungsdatensätze des ausgewählten Vorhabens

Sperren / Freigeben aller Buchungen / Buchungsdatensätze

• oberhalb der Tabelle "Übersicht über alle im Rechnungslegungsentwurf enthaltenen Buchungen / Buchungsdatensätze" befindet sich ein Kontrollkästchen mit der Bezeichnung "Alle Buchungen / Buchungssätze zum Vorhaben sperren / freigeben"
• wird dieses mit dem dazugehörigen Haken versehen, erfolgt die Sperre aller aufgelisteten Buchungen
• das Entfernen des Hakens führt zur Freigabe aller aufgelisteten Buchungen

Sperren / Freigeben einzelner Buchungen / Buchungsdatensätze

• innerhalb der Tabelle "Übersicht über alle im Rechnungslegungsentwurf enthaltenen Buchungen / Buchungsdatensätze" befindet sich in der Spalte "Buchung / Buchungssatz sperren" in jeder Zeile der aufgelisteten Buchungen ein Kontrollkästchen
• wird eines dieser Kontrollkästchen mit einem Haken versehen, führt dies zur Sperre der ausgewählten Buchung
• das Entfernen des Hakens führt zur Freigabe der ausgewählten Buchung
• wird ein bzw. mehrere Haken gesetzt, werden die damit gesperrten Buchungen / Buchungsdatensätze in der Tabelle "Übersicht der gesperrten Buchungen / Buchungssätze" angezeigt
• weiterhin wird in beiden Tabellen in der Spalte "Sperrwert" der Wert "J" für gesperrte Buchungen / Buchungsdatensätze angezeigt; nicht gesperrte Buchungen weisen den Wert "N" aus

• der Button „Abbrechen“ bricht bei Betätigung den Prozess ab

• über den Button „Weiter“ findet der Wechsel in die nächste Aktivität des Prozesses statt

2. Aktivität: Gesamtübersicht der aktuell gesperrten Buchungen / Buchungssätze

• beinhaltet alle aktuell gesperrten Buchungen / Buchungsdatensätze des ausgewählten Vorhabens
• die Buttons Zurück, Abbrechen und Beenden sind aktiv
• über den Button „Zurück“ erfolgt der Wechsel in die vorherige Aktivität zur Sperre der Buchungen

• der Button „Abbrechen“ bricht bei Betätigung den Prozess ab

• über den Button „Beenden“ findet die Sperre bzw. das Speichern des Prozesses statt

Durch das Betätigen der Schaltfläche "Beenden" in der 2. Aktivität des Prozesses erfolgt die Speicherung der Buchungssperren.

Hierbei werden alle relevanten Buchungsdatensätze mit dem entsprechenden Sperrwert und einem automatisierten Memotext versehen.

Datenspeicherung in folgenden Datenbanktabellen:

• T_SFC_BUCHUNG

Besonderheiten:

Durch die Sperre einer Buchung kann eine technische Erweiterung der Sperre auf andere Buchungen / Buchungsdatensätze erfolgen, wenn sich diese auf die gesperrte Buchung beziehen. Dies ist die Funktion der automatischen Sperrerweiterung, ein entsprechender Sperrerweiterungshinweis mit den betroffenen Buchungen / Buchungsdatensätzen erscheint. Die von der automatischen Sperrerweiterung betroffenen Buchungen erhalten den Sperrwert "A".

Bei einer Neugenerierung des Rechnungslegungsentwurfs werden die zuvor enthaltenen Buchungsdaten mit den aktuellen Daten überschrieben. Dieses technische Verhalten hat den Effekt, dass alle durch den Nutzenden gesetzten Sperren gelöscht werden. Bei einer Neugenerierung des Rele-Entwurfs ist also zwingend eine Neusetzung aller gewünschten Sperren notwendig.

Aufgabe des Prozesses: Statuswechsel der Rechnungslegung und Erfassung des Datums der Vorlage der Rechnungslegung

Beim Ausführen des Prozesses wird der erstellte Rechnungslegungsentwurf in den Status "Verbindlich abgesandt an KOM im SFC (Sent)" gesetzt, Damit wird der Bearbeitungsprozess der Rechnungslegung final abgeschlossen.

Vorbedingung: Eine Rechnungslegung im Status „Entwurf“ muss vorhanden sein.

Prozessaufruf: Einstieg erfolgt über die Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“ und den Prozess „Rechnungslegung auf gesendet setzen“.

Der Prozess besteht aus folgender Aktivität:

• "Anzeige des Rechnungslegungsentwurfs"

Aktivität: Anzeige des Rechnungslegungsentwurfs

• beinhaltet die Anzeige zur Auswahl des Rechnungslegungsentwurfs, für den der Statuswechsel erfolgen soll
• zukünftig ist in dieser Aktivität auch das Datenfeld "Datum der Vorlage der Rechnungslegung" einzutragen
• der Button Abbrechen ist immer aktiv und bricht bei Betätigung den Prozess ab
• der Button "Beenden" wird erst aktiv, wenn ein Rechnungslegungsentwurf durch Anklicken ausgewählt wurde und eine gültige Eingabe im Feld "Datum der Vorlage der Rechnungslegung" vorliegt

Durch das Betätigen der Schaltfläche "Beenden" in der Aktivität des Prozesses erfolgt die Speicherung des Statuswechsels der Rechnungslegung und die Speicherung des "Datum der Vorlage der Rechnungslegung".

Datenspeicherung in folgenden Datenbanktabellen:

• T_SFC

Besonderheiten:

Es gibt derzeit noch nicht umgesetzte Anpassungen für den efREporter4, insbesondere: 

• die Erweiterung der Aktivität zur Eintragung des Datenfeldes "Datum der Vorlage der Rechnungslegung"

Aufgabe des Prozesses: Buchungen zu bewerten und für die Aufnahme in einen Zahlungsantragsentwurf oder einen Rechnungslegungsentwurf freizugeben.

Über diesen Prozess werden nur die Buchungen bzw. Zahlungsarten angezeigt, welche in der Datenbanktabelle „T_BEZ_AZ_BUCHUNG“ das „KZ_KORREKTUR“ „J“ ausweisen. Es gibt ferner keine Einschränkung bei den Projektstatus. Die Kennzeichnung von Buchungen bewirkt, dass diese Buchungen je nach Auswahl in Zahlungsantragsentwürfe (ZA) bzw. Rechnungslegungsentwürfe (RELE) einfließen oder zu den Akten (ZDA) gelegt werden.

Prozessaufruf: Einstieg erfolgt über die Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“ und den Prozess „Buchungen für ZA / RELE berücksichtigen“.

Alle administrativen Änderungen über den Prozess „Vorhaben bereinigen“, welche eine Berücksichtigung in Zahlungsanträgen oder Rechnungslegungen finden sollen, bedingen eine Neugenerierung des Zahlungsantragsentwurfes bzw. Rechnungslegungsentwurfes.

Solche Änderungen können sein:

Die administrative Änderung des Kennzeichens "Löst der "Finanzielle Abzug" eine zuvor erfasste "Vorläufige Feststellung (VF)" auf?" einer FA-Buchung nach der Generierung des Zahlungsantragsentwurfs

• von "J" auf "N" → die Generierung soll erneut erfolgen, damit FA in den ZA aufgenommen wird
• von "N" auf "J" → die Generierung soll erneut erfolgen, damit FA aus dem ZA rausgenommen wird

Die administrative Änderung von Änderzeitmarken an Buchungen nach der Generierung des Zahlungsantragsentwurfs

• Änderzeitmarke der Buchung wird auf ein Datum vor dem Datenstichtag gesetzt → die Generierung soll erneut erfolgen, damit die Buchung in den ZA aufgenommen wird
• Änderzeitmarke der Buchung wird auf ein Datum nach dem Datenstichtag gesetzt → die Generierung soll erneut erfolgen, damit die Buchung aus dem ZA rausgenommen wird

Erläuterung der Berücksichtigung der Zahlungsarten und Vergabe/Auswirkungen von KZ_KORREKTUR anhand 24_09_04_Berücksichtigung_Zahlungsarten.xlsx

Vorhaben 1 - WSDL-Vorhaben mit der Vorhabens-ID / PROJEKT_ID "IB_WS_TESTZA00000004"

Datenbanktabelle T_BUCHUNG

• beinhaltet diverse Informationen zu allen im efREporter4 gespeicherten Buchungen
• dies sind z.B. buchungskonkrete Daten wie die Buchungs-ID und Buchungsnummer oder Datumsfelder wie das Buchungsdatum oder die vom System generierte "Änderzeitmarke", aber auch Kennzeichen und Datenfelder, die bestimmten Zahlungsarten zugeordnet werden und auch die Zahlungsart-ID selbst

Datenbanktabelle T_MG_BUCHUNG

• beinhaltet die Mittelgeberaufteilung und deren Beträge aller im efREporter4 gespeicherten Buchungen

Datenbanktabelle T_BEZ_BUCHUNG → derzeit sind hier keine Beispiele im efREporter 4 zu finden, da der Umsetzungsstand der Zahlungsarten noch keine Zahlungsart mit einer Beziehung für die T_BEZ_BUCHUNG vorsieht

• beinhaltet die Buchungs-ID der Primär- und der Sekundärbuchung

Beispiel: Bei Erfassung einer Finanziellen Berichtigung zu einer Auszahlung (FB-AZ) wird die Beziehung zur Auszahlung (AZ) in dieser Beziehungstabelle gespeichert. Hierbei wird die AZ als Primärbuchung mit der Buchungs-ID und die FB-AZ als Sekundärbuchung mit der Buchungs-ID gespeichert.

Datenbanktabelle T_SFC_DATENSTICHTAG

• beinhaltet neben der maßgeblichen SFC-ID die dem Zahlungsantragsentwurf zugeordneten Finanzplanelemente und deren verschiedene Datenstichtage

Datenbanktabelle T_SFC_VORHABEN

• beinhaltet neben den Referenzen zu T_SFC und T_PROJEKT den Gesamtbetrag der im abschließenden Zahlungsantrag enthaltenen förderfähigen Ausgaben und dessen öffentlichen Anteil je Vorhaben
• die Tabelle wird im Zuge der Rechnungslegung befüllt, da in diesem Zusammenhang das Merkmal "abschließender Zahlungsantrag" vergeben wird

Aufgabe des Prozesses: Kumulierte Anzeige der abrechnungsfähigen Gesamtausgaben der erstattungsrelevanten Mittelgeber pro ausgewählter Finanzplanebene zu den Buchungen zum gewählten Zahlungsantrag/ Rechnungslegung.

Die Kumulierung der getätigten Ausgaben erfolgt (nur) innerhalb eines Geschäftsjahres.

Vorbedingung für den Prozess:

Zahlungsantrag/Rechnungslegung muss vorhanden sein.

Prozessaufruf: 

Der Bericht "Ausgabenbestätigung" wird mit einem Doppelklick über den Prozess „Ausgabenbestätigung“ in der Prozessgruppe „EU-Berichte“ im efREporter4 aufgerufen.

Der Prozess „Ausgabenbestätigung“ besteht aus zwei Aktivitäten:

• „Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung“
• „Auswahl der Finanzplanebene“

1. Aktivität:

• Beinhaltet die Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung.
• In der Tabelle werden Informationen zu allen im System vorhandenen Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen angezeigt. (Daten der Auswahltabelle werden aus den Eintragungen in der Tabelle T_SFC entnommen.)
• Die Auswahl erfolgt durch Klick auf den gewünschten Zahlungsantrag bzw. Rechnungslegung. Durch die Auswahl erfolgt die Markierung/ Unterlegung mit einer dunkelblauen Farbe.
• Der Button "Weiter" wird erst aktiv, wenn eine Auswahl getroffen wurde.
• Mit Klick auf den Button „Weiter“ oder alternativ per Doppelklick auf den markierten Zahlungsantrag wird in die nächste Aktivität gewechselt.
• Der Button „Abbrechen“ ist immer aktiv und bricht den Prozess ab.

2. Aktivität:

Die Aktivität besteht aus 2 Teilbereichen.

• Im oberen Bereich „Zahlungsantrag/Rechnungslegung“ werden zu Informationszwecken die Daten zum ausgewählten Zahlungsantrag bzw. Rechnungslegung angezeigt.
• Im Bereich „Auswahl der Finanzplanebene“ können verschiedene Parameter zur Berichtserzeugung eingestellt werden, die nachfolgend erläutert werden.

• Beim Wechsel in die 2. Aktivität sind die Buttons Zurück, Abbrechen und Beenden aktiv.
• Über den Button „Zurück“ erfolgt der Wechsel in die vorherige Aktivität, um die Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung zu ändern.

• Der Button „Abbrechen“ bricht den Prozess ab.

• Über den Button „Beenden“ kann der Prozess ebenfalls beendet/ verlassen werden.

Parametereinstellungen zur Berichtserzeugung:

• Auswahl einer Finanzplanebene

Sofern die Berichtserzeugung für eine einzelne Finanzplanebene erfolgen soll, muss diese über die Finanzplanstruktur durch Anklicken ausgewählt werden.

Es kann nur genau eine Finanzplanebene ausgewählt werden und es muss sich um eine Primärebene handeln, d.h. die unterste Ebene in der Finanzplanstruktur, an der die Vorhaben inkl. Zahlungsdaten hängen.

• Auswahl aller Finanzplanebenen

Sofern die Berichterzeugung für alle Finanzplanelemente, die Bestandteil des gewählten Zahlungsantrages / der Rechnungslegung sind, erfolgen soll, muss die zugehörige Checkbox oberhalb der Finanzplanstruktur durch Anklicken ausgewählt werden.

• mit Ausweisung der Teilaktionskürzel

Sofern die Berichtserzeugung zur Finanzplanebene/zu den Finanzplanebenen mit einer Aufteilung auf einzelne Teilaktionskürzel erfolgen soll, muss die zugehörige Checkbox auf der rechten Seite der Maske durch Anklicken ausgewählt werden.

Berichtsausgabe: 

• Der Button wird erst aktiv, wenn für die Finanzpanebene eine Auswahl getroffen wurde.

• Die Ausgabe erfolgt nur als PDF.

• Über den Button wird der Bericht erzeugt und muss zunächst lokal gespeichert werden.

erzeugter Bericht:

• Die Daten des Berichtes werden aus T_SFC_BUCHUNG aus allen Buchungsdatensätzen zu dem jeweiligen Zahlungsantrag bzw. der Rechnungslegung und der zugehörigen Finanzplanebene (bzw. hier auch auf der Teilaktionsebene, sofern dies ausgewählt wurde) kumuliert.
• Gesperrte Buchungsdatensätze, die in T_SFC_BUCHUNG, im Feld KZ _SPERRE den Wert „J“ oder "A" haben, bleiben dabei unberücksichtigt.

• Es gibt ein einheitliches Formular für alle Bundesländer im efREporter4.

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Aufgabe des Prozesses:

Anzeige aller berücksichtigten Buchungen ohne gesperrte Buchungen und ohne nicht-erstattungsrelevante Mittelgeber pro ausgewählter Finanzplanebene zum gewählten Zahlungsantrag/ Rechnungslegung.

Vorbedingung für den Prozess:

Zahlungsantrag/Rechnungslegung muss vorhanden sein.

1. Aktivität:

• Beinhaltet die Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung.
• In der Tabelle werden Informationen zu allen im System vorhandenen Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen angezeigt. (Daten der Auswahltabelle werden aus den Eintragungen in der Tabelle T_SFC entnommen.)
• Die Auswahl erfolgt durch Klick auf den gewünschten Zahlungsantrag bzw. Rechnungslegung. Durch die Auswahl erfolgt die Markierung/ Unterlegung mit einer dunkelblauen Farbe.
• Der Button "Weiter" wird erst aktiv, wenn eine Auswahl getroffen wurde.
• Mit Klick auf den Button „Weiter“ oder alternativ per Doppelklick auf den markierten Zahlungsantrag wird in die nächste Aktivität gewechselt.
• Der Button „Abbrechen“ ist immer aktiv und bricht den Prozess ab.

Parametereinstellungen zur Berichtserzeugung:

• Auswahl einer Finanzplanebene

Sofern die Berichtserzeugung für eine einzelne Finanzplanebene erfolgen soll, muss diese über die Finanzplanstruktur durch Anklicken ausgewählt werden.

Es kann nur genau eine Finanzplanebene ausgewählt werden und es muss sich um eine Primärebene handeln, d.h. die unterste Ebene in der Finanzplanstruktur, an der die Vorhaben inkl. Zahlungsdaten hängen.

• Auswahl aller Finanzplanebenen

Sofern die Berichterzeugung für alle Finanzplanelemente, die Bestandteil des gewählten Zahlungsantrages / der Rechnungslegung sind, erfolgen soll, muss die zugehörige Checkbox oberhalb der Finanzplanstruktur durch Anklicken ausgewählt werden.

• mit Ausweisung der Teilaktionskürzel

Sofern die Berichtserzeugung zur Finanzplanebene/zu den Finanzplanebenen mit einer Aufteilung auf einzelne Teilaktionskürzel erfolgen soll, muss die zugehörige Checkbox auf der rechten Seite der Maske durch Anklicken ausgewählt werden.

Berichtsausgabe: 

• Der Button  wird erst aktiv, wenn für die Finanzplanebene eine Auswahl getroffen wurde.

• Die Ausgabe erfolgt als PDF oder im Excel-Format.

• Über den Button wird der Bericht erzeugt und muss zunächst lokal gespeichert werden.

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geplante Inhalte:

Umsetzung der Anforderungen gemäß Anhang XXIII 

• Generierung erfolgt als Excel-Datei
• jede berichtsrelevante Anlage ist in einem eigenen Reiter darzustellen
• Ausgabe der SFC-ID, für die der Bericht generiert wurde und Generierungsdatums ist für jede Anlage mit anzugeben
• Sonderfall JTF: es ist jeweils ein separater Reiter erforderlich ohne Aufschlüsselung nach Regionenkategorie, der Reiter soll nur erzeugt werden, wenn es sich um einen Zahlungsantrag für das OP EFRE/JTF handelt (für OP ESF+ ist dieser Reiter nicht relevant und soll nicht erzeugt werden)

(Allgemein)

(Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie))

(Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie))

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Anlage 1:

Umsetzung gemäß Muster aus Anhang XXIV

Aufteilung nach Prioritätsachsen und nach Regionenkategorien (Sonderfall JTF: nur Aufteilung nach Prioritätsachsen)

Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie):

Anlage 2:

Umsetzung gemäß Muster aus Anhang XXIV

Aufteilung nach Prioritätsachsen und nach Regionenkategorien (Sonderfall JTF: nur Aufteilung nach Prioritätsachsen)

(Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie))

Anlage 3:

Umsetzung gemäß Muster aus Anhang XXIV

Aufteilung nach Prioritätsachsen und nach Regionenkategorien  (Sonderfall JTF: nur Aufteilung nach Prioritätsachsen, sofern erforderlich)

(Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie)) 

Anlage 4:

Umsetzung gemäß Muster aus Anhang XXIV

Aufteilung nach Prioritätsachsen und nach Regionenkategorien (Sonderfall JTF: nur Aufteilung nach Prioritätsachsen)

(Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie))