Verfahrensanpassung

Das Verfahren für die Erstellung von Zahlungsanträgen (ZA) und Rechnungslegungen (Rele) im efREporter4 entspricht in großen Teilen demselben Verfahren im efREporter3. Dabei ist die grundlegende Änderung, dass bei der Generierung des Rechnungslegungsentwurfs für ein beliebiges Geschäftsjahr automatisch der letzte gesendete Zwischenzahlungsantrag desselben Geschäftsjahres als abschließender Zahlungsantrag (PAP-FIN) gekennzeichnet wird.

Diese Veränderung ist unter anderem mit folgenden Anpassungen verbunden:

• Für den Ausschluss bereits abgerechneter Buchungen in nachfolgenden Zahlungsanträgen wird bereits der Rechnungslegungsentwurf (nicht erst die gesendete Rele) herangezogen.
• Zahlungsanträge für Folgejahre können erst angelegt werden, sobald für das jeweilige Vorjahr eine Rele generiert wurde.
• Erfolgt eine Neugenerierung des Rele-Entwurfs, so muss ein darauf folgender ZA ebenfalls neu generiert werden.

Datengenerierung

Die Datengenerierung für Zahlungsanträge (ZA) und Rechnungslegungen (Rele) im efREporter4 folgt einem Filterprinzip. Dabei werden zunächst alle an Vorhaben erfassten Buchungen gesammelt. Aus dieser Gesamtheit werden dann anhand von verschiedenen Kriterien die nicht für den ZA oder die Rele relevanten Buchungen aussortiert.

Kriterien für den Ausschluss von Buchungen

1. Abgrenzung auf Projekte des relevanten Finanzplans → Beispiel in Punkt 2

2. Ausschluss der Reserveprojekte → Beispiel rechts

3. Ausschluss nicht relevanter Finanzplanebenen → Beispiel in Punkt 2

4. Datenstichtag eingrenzen → Beispiel in Punkt 2

5. Abgrenzen auf Zahlungsarten → Beispiel in Punkt 3

6. Ausschluss von FI-Buchungen mit KZ_VERRECHNUNG=J → Beispiel rechts

7. Abgrenzung von Rechnungslegungen (ACCOUNTS) und Ausschluss der nicht in der Rele gesperrten Buchungen → Beispiel in Punkt 4

8. Abgrenzung auf erstattungsrelevante Mittelgeber → Beispiel in Punkt 4

Ausschluss von Reserveprojekten:

Ausschluss von FI-Buchungen mit KZ_VERRECHNUNG=J:

Alle Prozesse zur Erstellung und Bearbeitung von Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen befinden sich im efREporter4 in der Prozesssicht innerhalb der Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“.

Aufgabe des Prozesses: Anlegen, Bearbeiten bzw. Ändern eines (neuen) Zahlungsantragsentwurfes

Beim Ausführen des Prozesses wird zu einem OP ein Zahlungsantrag im Status „Entwurf“ angelegt,

Der Entwurf kann bearbeitet bzw. geändert werden, indem der Prozess erneut ausgeführt wird.

Prozessaufruf: Einstieg erfolgt über die Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“ und den Prozess „Zahlungsantragsentwurf bearbeiten“.

Der Prozess gliedert sich in folgende Aktivitäten:

• "Auswahl des Finanzplanes"
• "Anzeige des Zahlungsantragsentwurfs"
• "Zahlungsantragsentwurf bearbeiten"

1. Aktivität: Auswahl des Finanzplanes

• beinhaltet die Auswahl des Finanzplans für den der Zahlungsantragsentwurf erstellt bzw. bearbeitet werden soll
• die Auswahl erfolgt durch Klick auf den gewünschten Finanzplan, wodurch der gewählte Finanzplan mit dunkelblauer Farbe unterlegt wird
• der Button "Weiter" wird erst aktiv, wenn eine Auswahl getroffen wurde
• der Button „Abbrechen“ ist immer aktiv und bricht bei Betätigung den Prozess ab
• mit Klick auf den Button „Weiter“ oder alternativ per Doppelklick auf den markierten Zahlungsantrag wird in die nächste Aktivität gewechselt

2. Aktivität: Anzeige des Zahlungsantragsentwurfs

• beinhaltet bei Neuanlage eines Zahlungsantragsentwurfes keine Daten
• soll mit Ausführen des Prozesses ein Zahlungsantragsentwurf bearbeitet werden, wird dieser hier zur Änderung angezeigt
• die Button Zurück, Abbrechen und Weiter sind aktiv
• über den Button „Zurück“ erfolgt der Wechsel in die vorherige Aktivität zur Auswahl des Finanzplans

• der Button „Abbrechen“ bricht bei Betätigung den Prozess ab

• über den Button „Weiter“ findet der Wechsel in die nächste Aktivität des Prozesses statt

(Neuanlage)

(Änderung)

3. Aktivität: Zahlungsantragsentwurf bearbeiten

• beinhaltet die Parameterangaben zum Zahlungsantragsentwurf
• die Button Zurück und Abbrechen sind aktiv
• über den Button „Zurück“ erfolgt der Wechsel in die vorherige Aktivität zur Anzeige des Zahlungsantragsentwurfs
• der Button „Abbrechen“ bricht bei Betätigung den Prozess ab
• der Button "Beenden" wird erst aktiv, wenn alle Parameterangaben erfasst und mindestens eine Finanzplanebene ausgewählt wurde

Parametereinstellung und Dateneintragungen für die Erstellung sind:

• Auswahl der Finanzplanebenen
  Es besteht die Möglichkeit der Auswahl einzelner Finanzplanebenen, aller Finanzplanebenen und der Eingabe verschiedener Datenstichtage je Finanzplanebene.

• Datenstichtag des Zahlungsantragsentwurfs
• Geschäftsjahr
  In den Datenfeldern "Geschäftsjahr von:" und "Geschäftsjahr bis:" wird das Geschäftsjahr, für den der Zahlungsantragsentwurf bereitgestellt wird, vorgegeben.
• Notizen zum Zahlungsantragsentwurf können optional eingegeben werden.

Durch das Betätigen der Schaltfläche "Beenden" in der 3. Aktivität des Prozesses erfolgt die Speicherung des Zahlungsantragsentwurfes.

Hierbei werden alle relevanten und zu berücksichtigenden Datensätze und Buchungsdatensätze generiert und gespeichert.

Datenspeicherung in folgenden Datenbanktabellen:

• T_SFC
• T_SFC_BUCHUNG (beinhaltet derzeit ausschließlich die Zahlungsarten Auszahlung (AZ) und Finanzielle Berichtigung zu einer Auszahlung (FB-AZ)
• T_SFC_DATENSTICHTAG (nur bei verschiedenen Datenstichtagen)

Besonderheiten:

Zu einem Zahlungsantrag kann nur ein Entwurf existieren. Soll ein neuer ZA erstellt werden, muss der vorherige ZA „abgesandt“ sein.

Es erfolgt eine Kumulation der Zahlungsanträge innerhalb eines Geschäftsjahres.

Aufgabe des Prozesses: Buchungen für den Zahlungsantrag sperren oder nach einer Sperre wieder freigeben

Zu einem Zahlungsantragsentwurf kann eine Buchung gesperrt werden. Damit geht die Buchung nicht in die Berechnung der Höhe des Zahlungsantrags ein.

Diese Sperre kann, solange der Zahlungsantrag im Status „Entwurf“ ist, wieder rückgängig gemacht werden.

Die Sperre ist ein vorhabensbezogener Prozess bei dem die zu sperrende oder freizugebende Buchung ausgewählt werden muss.

Anwendungsfälle sind z. B.:

• eingeschränkte Ausgabenbestätigung der ZgSt
• Hinweise der EU-PB EFRE/ESF auf aus Prüfersicht problematische Vorhaben

Prozessaufruf:

über die sogenannte Prozesssicht → Einstieg erfolgt über die Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“ und den Prozess „Buchungen im Zahlungsantragsentwurf sperren / freigeben“.

Da die Sperre vorhabensbezogen vorgenommen werden muss, erfolgt nach der Auswahl des Prozesses die Auswahl des Antragstellenden, dem das Vorhaben zugeordnet ist. Danach muss das betroffene Vorhaben identifiziert werden, in dem die Buchung zu sperren ist.

über die sogenannte Vorhabenssicht → Einstieg erfolgt über das in der Vorhabenssuche gefundene und mit der linken Maustaste markierte Vorhaben sowie den mit der rechten Maustaste aufrufbaren Prozess „Buchungen im Zahlungsantragsentwurf sperren / freigeben“.

(Prozesssicht)

(Vorhabenssicht)

1. Aktivität: Buchungen / Buchungssätze sperren / freigeben

2. Aktivität: Gesamtübersicht der aktuell gesperrten Buchungen / Buchungssätze

Aufgabe des Prozesses: Rechnungslegungsentwurf für einen finalen Zahlungsantrag erstellen oder einen bestehenden Entwurf bearbeiten

• Erstellt bedeutet, dass zu einem finalen Zahlungsantrag erstmalig ein Rele-Datensatz erzeugt und gespeichert wird
• Bearbeitet bedeutet, dass zu einem bereits erzeugten Rele-Datensatz noch der Datenstichtag und das Memo-Feld verändert werden kann, solange die Rele sich noch im Status „Entwurf“ befindet

Prozessaufruf: Einstieg erfolgt über die Prozessgruppe „Zahlungsantrag / Rechnungslegung“ und den Prozess „Rechnungslegungsentwurf bearbeiten“.

Der Prozess besteht aus einer Aktivität:

• "Auswahl des finalen Zahlungsantrags eines Geschäftsjahres für den die Rechnungslegung erstellt wird"

Aktivität: 

Parametereinstellung und Dateneintragungen für die Erstellung sind:

Durch das Betätigen der Schaltfläche "Beenden" in der Aktivität des Prozesses erfolgt die Speicherung des Rechnungslegungsentwurfs.

Hierbei werden alle relevanten und zu berücksichtigenden Datensätze und Buchungsdatensätze generiert und gespeichert.

Datenspeicherung in folgenden Datenbanktabellen:

• T_SFC
• T_SFC_BUCHUNG

Besonderheiten:

hier Anpassungen für efREporter4 beschreiben

Stichpunkte

Visualisierung und Screenshots

Stichpunkte

Visualisierung und Screenshots

Stichpunkte

Visualisierung und Screenshots

• administrative Änderung des Kennzeichens "Löst der "Finanzielle Abzug" eine zuvor erfasste "Vorläufige Feststellung (VF)" auf?" bei der FA-Buchung nach der Generierung des Zahlungsantragsentwurfs
  • von "J" auf "N" → die Generierung soll erneut erfolgen, damit FA in den ZA aufgenommen wird
  • von "N" auf "J" → die Generierung soll erneut erfolgen, damit FA aus dem ZA rausgenommen wird
• alle administrativen Änderungen über den Prozess „Vorhaben bereinigen“ (geänderte Änderzeitmarke, Korrektur KZ_77-Prüfung), welche eine Berücksichtigung in Zahlungsanträgen oder Rechnungslegungen finden sollen, bedingen eine Neugenerierung des Zahlungsantragsentwurfes bzw. Rechnungslegungsentwurfes

Visualisierung und Screenshots

Vorhaben 1 - WSDL-Vorhaben mit der Vorhabens-ID / PROJEKT_ID "IB_WS_TESTZA00000004"

Datenbanktabelle T_BUCHUNG

• beinhaltet diverse Informationen zu allen im efREporter4 gespeicherten Buchungen
• dies sind z.B. buchungskonkrete Daten wie die Buchungs-ID und Buchungsnummer oder Datumsfelder wie das Buchungsdatum oder die vom System generierte "Änderzeitmarke", aber auch Kennzeichen und Datenfelder, die bestimmten Zahlungsarten zugeordnet werden und auch die Zahlungsart-ID selbst

Datenbanktabelle T_MG_BUCHUNG

• beinhaltet die Mittelgeberaufteilung und deren Beträge aller im efREporter4 gespeicherten Buchungen

Datenbanktabelle T_BEZ_BUCHUNG → derzeit sind hier keine Beispiele im efREporter 4 zu finden, da der Umsetzungsstand der Zahlungsarten noch keine Zahlungsart mit einer Beziehung für die T_BEZ_BUCHUNG vorsieht

• beinhaltet die Buchungs-ID der Primär- und der Sekundärbuchung

Beispiel: Bei Erfassung einer Finanziellen Berichtigung zu einer Auszahlung (FB-AZ) wird die Beziehung zur Auszahlung (AZ) in dieser Beziehungstabelle gespeichert. Hierbei wird die AZ als Primärbuchung mit der Buchungs-ID und die FB-AZ als Sekundärbuchung mit der Buchungs-ID gespeichert.

T_SFC_DATENSTICHTAG

• beinhaltet neben der maßgeblichen SFC-ID, die dem Zahlungsantragsentwurf zugeordneten Finanzplanelemente und deren verschiedene Datenstichtage

T_SFC_VORHABEN

• beinhaltet neben den Referenzen zu T_SFC und T_PROJEKT den Gesamtbetrag der im Zahlungsantrag enthaltenen förderfähigen Ausgaben und dessen öffentlichen Anteil je Vorhaben

Aufgabe des Prozesses:

Kumulierte Anzeige der abrechnungsfähigen Gesamtausgaben der erstattungsrelevanten Mittelgeber pro ausgewählter Finanzplanebene zu den Buchungen zum gewählten Zahlungsantrag/ Rechnungslegung.

Die Kumulierung der getätigten Ausgaben erfolgt (nur) innerhalb eines Geschäftsjahres. 

Vorbedingung für den Prozess:

Zahlungsantrag/Rechnungslegung muss vorhanden sein.

Prozessaufruf: 

Der Bericht "Ausgabenbestätigung" wird mit einem Doppelklick über den Prozess „Ausgabenbestätigung“ in der Prozessgruppe „EU-Berichte“ im efREporter4 aufgerufen.

Der Prozess „Ausgabenbestätigung“ besteht aus zwei Aktivitäten:

• „Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung“
• „Auswahl der Finanzplanebene“

1. Aktivität:  

• beinhaltet die Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung
• in der Tabelle werden Informationen zu allen im System vorhandenen Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen angezeigt (Daten der Auswahltabelle werden aus den Eintragungen in der Tabelle T_SFC entnommen)
• die Auswahl erfolgt durch Klick auf den gewünschten Zahlungsantrag bzw. Rechnungslegung, durch die Auswahl erfolgt die Markierung/ Unterlegung mit einer dunkelblauen Farbe
• der wird Button "Weiter" wird erst aktiv, wenn eine Auswahl getroffen wurde
• mit Klick auf den Button „Weiter“ oder alternativ per Doppelklick auf den markierten Zahlungsantrag wird die nächste Aktivität gewechselt
• der Button „Abbrechen“ ist immer aktiv bricht den Prozess ab

2. Aktivität:

Die Aktivität besteht aus 2 Teilbereichen.

• im oberen Bereich „Zahlungsantrag/Rechnungslegung“ werden zu Informationszwecken die Daten zum ausgewählten Zahlungsantrag bzw. Rechnungslegung angezeigt
• im Bereich „Auswahl der Finanzplanebene“ können verschiedene Parameter zur Berichtserzeugung eingestellt werden, die nachfolgend erläutert werden

• beim Wechsel in die 2. Aktivität sind die Button Zurück, Abbrechen und Beenden aktiv
• über den Button „Zurück“ erfolgt der Wechsel in vorherige Aktivität, um die Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung zu ändern

• der Button „Abbrechen“ bricht den Prozess ab

• über den Button „Beenden“ kann der Prozess ebenfalls beendet/ verlassen werden

Parametereinstellungen zur Berichtserzeugung:

• Auswahl einer Finanzplanebene

Sofern die Berichtserzeugung für eine einzelne Finanzplanebene erfolgen soll, muss diese über die Finanzplanstruktur durch Anklicken ausgewählt werden.

Es kann nur genau eine Finanzplanebene ausgewählt werden und es muss sich um eine Primärebene handeln, d.h. die unterste Ebene in der Finanzplanstruktur, an der die Vorhaben inkl. Zahlungsdaten hängen.

• Auswahl aller Finanzplanebenen

Sofern die Berichterzeugung für alle Finanzplanelemente, die Bestandteil des gewählten Zahlungsantrages / der Rechnungslegung sind, erfolgen soll, muss die zugehörige Checkbox oberhalb der Finanzplanstruktur durch Anklicken ausgewählt werden.

• mit Ausweisung der Teilaktionskürzel

Sofern die Berichtserzeugung zur Finanzplanebene/zu den Finanzplanebenen mit einer Aufteilung auf einzelne Teilaktionskürzel erfolgen soll, muss die zugehörige Checkbox auf der rechten Seite der Maske durch Anklicken ausgewählt werden.

Berichtsausgabe: 

• Der Button wird erst aktiv, wenn zur Auswahl der Finanzpanebene eine Auswahl getroffen wurde

• Ausgabe erfolgt nur als PDF

•  über den Button wird der Bericht erzeugt und muss zunächst lokal gespeichert werden 

erzeugter Bericht:

• die Daten des Berichtes werden aus T_SFC_BUCHUNG kumuliert aus allen Buchungsdatensätzen zu dem jeweiligen Zahlungsantrag bzw. der Rechnungslegung und der zugehörigen Finanzplanebene (bzw. hier auch auf der Teilaktionsebene, sofern dies ausgewählt wurde)
• gesperrte Buchungsdatensätze, die in T_SFC_BUCHUNG, im Feld KZ _SPERRE den Wert „J“ haben, bleiben dabei unberücksichtigt 

• Einheitliches Formular für alle Bundesländer im efREporter4

Aufgabe des Prozesses:

Anzeige aller berücksichtigten Buchungen ohne gesperrte Buchungen und ohne nicht-erstattungsrelevante Mittelgeber zum gewählten Zahlungsantrag/ Rechnungslegung.

 Vorbedingung für den Prozess:

Zahlungsantrag/Rechnungslegung muss vorhanden sein.

1. Aktivität:  

• beinhaltet die Auswahl des Zahlungsantrags/ der Rechnungslegung
• in der Tabelle werden Informationen zu allen im System vorhandenen Zahlungsanträgen und Rechnungslegungen angezeigt (Daten der Auswahltabelle werden aus den Eintragungen in der Tabelle T_SFC entnommen)
• die Auswahl erfolgt durch Klick auf den gewünschten Zahlungsantrag bzw. Rechnungslegung, durch die Auswahl erfolgt die Markierung/ Unterlegung mit einer dunkelblauen Farbe
• der wird Button "Weiter" wird erst aktiv, wenn eine Auswahl getroffen wurde
• mit Klick auf den Button „Weiter“ oder alternativ per Doppelklick auf den markierten Zahlungsantrag wird die nächste Aktivität gewechselt
• der Button „Abbrechen“ ist immer aktiv bricht den Prozess ab

Parametereinstellungen zur Berichtserzeugung:

• Auswahl einer Finanzplanebene

Sofern die Berichtserzeugung für eine einzelne Finanzplanebene erfolgen soll, muss diese über die Finanzplanstruktur durch Anklicken ausgewählt werden.

Es kann nur genau eine Finanzplanebene ausgewählt werden und es muss sich um eine Primärebene handeln, d.h. die unterste Ebene in der Finanzplanstruktur, an der die Vorhaben inkl. Zahlungsdaten hängen.

• Auswahl aller Finanzplanebenen

Sofern die Berichterzeugung für alle Finanzplanelemente, die Bestandteil des gewählten Zahlungsantrages / der Rechnungslegung sind, erfolgen soll, muss die zugehörige Checkbox oberhalb der Finanzplanstruktur durch Anklicken ausgewählt werden.

• mit Ausweisung der Teilaktionskürzel

Sofern die Berichtserzeugung zur Finanzplanebene/zu den Finanzplanebenen mit einer Aufteilung auf einzelne Teilaktionskürzel erfolgen soll, muss die zugehörige Checkbox auf der rechten Seite der Maske durch Anklicken ausgewählt werden.

Berichtsausgabe: 

• Der Button  wird erst aktiv, wenn zur Auswahl der Finanzpanebene eine Auswahl getroffen wurde

• Ausgabe erfolgt als PDF oder im Excel-Format

•  über den Button wird der Bericht erzeugt und muss zunächst lokal gespeichert werden 

Allgemein

Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie)

Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie) → Umsetzung vermutlich nicht erforderlich?!

Anlage 1:

Umsetzung gemäß Muster aus VO

Aufteilung nach Prioritätsachsen und nach Regionenkategorien (Sonderfall JTF: nur Aufteilung nach Prioritätsachsen)

Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie):

 Anlage 2:

Umsetzung gemäß Muster aus VO

Aufteilung nach Prioritätsachsen und nach Regionenkategorien (Sonderfall JTF: nur Aufteilung nach Prioritätsachsen)

Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie):

 Anlage 3:

Umsetzung gemäß Muster aus VO

Aufteilung nach Prioritätsachsen und nach Regionenkategorien 

Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie): → Umsetzung vermutlich nicht erforderlich?!

  Anlage 4:

Umsetzung gemäß Muster aus VO

Aufteilung nach Prioritätsachsen und nach Regionenkategorien (Sonderfall JTF: nur Aufteilung nach Prioritätsachsen)

Sonderfall für JTF (ohne Regionenkategorie):